社内アンケートは、職場環境の改善や業務効率化、社員満足度の向上などに欠かせない重要な取り組みです。
しかし、依頼メールの書き方次第では「忙しいから後回しにされる」「読まれないまま終わる」といった事態になりがちです。
本記事では、社内アンケート回答を依頼するメールについて、基本的な考え方から具体的な書き方、状況別の文面例までをわかりやすく解説します。
相手に負担をかけず、協力を得やすいメール作成の参考にしてください。
社内アンケート依頼メールの重要性
社内アンケートは、現場の声を把握し、組織をより良くするための貴重な情報源です。
上司や人事部が一方的に決めるのではなく、社員一人ひとりの意見を集めることで、実態に即した改善策を検討できます。
しかし、アンケートの目的や重要性が伝わらないまま依頼すると、回答率が低下し、十分なデータが集まりません。
そのため、依頼メールでは「なぜ実施するのか」「回答がどのように活かされるのか」を明確に伝えることが大切です。
単なる事務連絡ではなく、協力をお願いする姿勢を示すことが、回答率向上につながります。
社内アンケート依頼メールに必ず入れるべき要素
社内アンケートの依頼メールには、最低限押さえておきたい要素があります。
これらが欠けると、相手が迷ったり、後回しにしたりする原因になります。
まず必要なのは、アンケートの目的です。
「職場環境改善のため」「業務フロー見直しの参考とするため」など、簡潔で構いませんので明記しましょう。
次に、回答期限です。
期限がないと対応が後回しになりがちですので、具体的な日付を記載することが重要です。
また、回答方法も明確にします。
URLへのアクセス、社内システムの利用、紙での提出など、手順をわかりやすく説明します。
最後に、協力への感謝と配慮の言葉を添えることで、相手に好印象を与えられます。
丁寧で好印象な表現のポイント
社内向けのメールであっても、依頼をする際は丁寧な表現を心がけることが大切です。
命令口調や事務的すぎる表現は、相手に負担感を与えてしまいます。
「ご多忙のところ恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」といったクッション言葉を使うことで、柔らかい印象になります。
また、「ご協力いただけますと幸いです」「何卒よろしくお願いいたします」など、依頼の締めくくりも丁寧にまとめましょう。
社内メールだからこそ、相手への配慮が信頼関係を深めるポイントになります。
基本的な社内アンケート回答依頼メール文例
ここでは、最も一般的な社内アンケート依頼メールの文例を紹介します。
件名：社内アンケートご回答のお願い
本文：
各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
このたび、今後の業務改善および職場環境向上を目的として、社内アンケートを実施することとなりました。
皆さまからの率直なご意見を、今後の施策検討に活かしてまいりたいと考えております。
お忙しいところ恐れ入りますが、下記URLよりアンケートにご回答いただけますと幸いです。
【アンケートURL】
回答期限：〇年〇月〇日（〇）まで
なお、回答内容は集計のうえ、個人が特定されない形で利用いたします。
何かご不明点がございましたら、〇〇までお気軽にお問い合わせください。
お手数をおかけいたしますが、何卒ご協力のほどよろしくお願いいたします。
回答期限が迫っている場合のリマインドメール
アンケートの回答期限が近づいた際には、リマインドメールを送ることも重要です。
ただし、催促の印象が強くならないよう、表現には注意が必要です。
件名：社内アンケートご回答のお願い（再送）
本文：
各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
先日ご案内いたしました社内アンケートにつきまして、回答期限が近づいてまいりましたので、改めてご連絡いたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、まだご回答がお済みでない方は、〇月〇日までにご協力いただけますと幸いです。
【アンケートURL】
皆さまからのご意見を、今後の業務改善にぜひ活かしたいと考えております。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
回答時間が短いことを強調したメール例
忙しい社員に配慮し、回答時間が短いことを伝えるのも効果的です。
件名：社内アンケートご協力のお願い（所要時間5分）
本文：
各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
現在、社内アンケートを実施しております。
本アンケートは、所要時間約5分程度でご回答いただける内容となっております。
お忙しい中恐縮ですが、短時間で結構ですので、率直なご意見をお聞かせいただけますと幸いです。
【アンケートURL】
皆さまのご協力を心よりお願いいたします。
匿名性を強調したい場合のメール例
率直な意見を集めたい場合は、匿名であることを明記すると安心感を与えられます。
件名：社内アンケート（匿名）ご回答のお願い
本文：
各位
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
このたび実施する社内アンケートは、匿名での回答となっております。
個人が特定されることはありませんので、ぜひ率直なご意見をお寄せください。
いただいたご意見は、今後の職場改善に大切に活用させていただきます。
お手数ですが、下記よりご回答をお願いいたします。
【アンケートURL】
何卒よろしくお願いいたします。
社内アンケート依頼メールで避けたいNG表現
アンケート依頼メールでは、避けたほうがよい表現もあります。
例えば、「必ず回答してください」「未回答者は確認します」といった強い言い回しは、反感を買う可能性があります。
また、目的や期限が書かれていないメールも不親切です。
相手の立場に立ち、「読みやすく、対応しやすい内容か」を意識することが重要です。
社内アンケート依頼を成功させるコツ
社内アンケートを成功させるためには、メール文面だけでなく運用面も重要です。
回答期限を適切に設定する、回答後に結果や改善内容を共有するなど、アンケート後のフォローも欠かせません。
「回答して終わり」ではなく、「意見がきちんと反映されている」と感じてもらうことで、次回以降の協力も得やすくなります。
まとめ
社内アンケート回答を依頼するメールは、単なる連絡文ではなく、協力をお願いする大切なコミュニケーションです。
目的や期限を明確にし、相手への配慮を忘れない文面を心がけることで、回答率や内容の質が大きく向上します。
本記事で紹介したポイントや文例を参考に、丁寧でわかりやすい社内アンケート依頼メールを作成してみてください。
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