急なトラブル対応や上位案件の割り込みなど、業務を進める中で「案件の優先度を変更してほしい」と依頼しなければならない場面は少なくありません。
しかし、優先度の変更は相手のスケジュールや業務計画に直接影響するため、伝え方を誤ると不満や誤解を招く原因になります。
本記事では、案件の優先度変更をお願いする際のメールの基本構成や注意点、状況別の具体的な文例を紹介します。相手に配慮しつつ、納得感を持って対応してもらえるメールの書き方を、実務にすぐ使える形で解説します。
案件の優先度変更をお願いするメールが必要になる場面
案件の優先度変更をお願いするメールは、突発的な事情や業務上の判断変更により発生します。代表的な場面としては、緊急度の高いトラブル対応が発生した場合、上位顧客や経営判断による優先順位の見直しがあった場合、外部要因による納期変更が必要になった場合などが挙げられます。
これらの場面では、単に「優先度を上げてください」「後回しにしてください」と伝えるだけでは不十分です。背景や理由を簡潔に説明し、相手の理解を得ることが重要になります。
優先度変更を依頼する際に気をつけたい基本姿勢
優先度変更の依頼は、相手の負担を増やす行為であることをまず意識する必要があります。
そのため、メールでは「お願いする立場」であることを明確にし、命令口調や一方的な表現は避けることが大切です。また、相手の現在の作業状況に配慮する一文を入れることで、印象は大きく変わります。
さらに、変更理由が業務上やむを得ないものであることを冷静に伝え、感情的な表現や曖昧な説明は避けるようにしましょう。
案件の優先度変更をお願いするメールの基本構成
案件の優先度変更をお願いするメールは、以下のような構成を意識すると分かりやすくなります。
最初に、相手へのあいさつと日頃の感謝を述べます。次に、優先度変更をお願いしたい旨を簡潔に伝え、その理由や背景を説明します。その上で、具体的にどの案件をどのように変更してほしいのかを明確に示します。最後に、相手への配慮や感謝の言葉を添えて締めくくります。
この流れを守ることで、相手にとって理解しやすく、納得感のあるメールになります。
社内向けに案件の優先度変更をお願いするメール例
社内向けのメールでは、業務上の事情をある程度共有できるため、理由説明を具体的に書くことが可能です。
例文としては、「現在進行中の〇〇案件につきまして、上位案件である△△対応が急遽発生したため、誠に恐れ入りますが、優先度の見直しをご相談させてください。」といった書き出しが考えられます。
続けて、「〇〇案件を一時的に後ろ倒しにし、△△案件を優先して対応いただくことは可能でしょうか。」と具体的な依頼内容を示します。
最後に、「急なお願いで大変心苦しいのですが、ご検討いただけますと幸いです。」と配慮の言葉を添えると丁寧です。
社外・取引先に案件の優先度変更をお願いするメール例
社外や取引先に対しては、社内以上に丁寧な表現と十分な説明が求められます。
例えば、「誠に恐れ入りますが、現在ご対応いただいている〇〇案件につきまして、至急対応が必要な別案件が発生した関係で、優先度の調整をご相談させていただきたく存じます。」といった表現が適しています。
理由については、「お客様からの緊急要請があり」「システム障害への対応が必要となり」など、相手が納得しやすい形で簡潔に説明します。
その上で、「可能な範囲で構いませんので、ご対応順の見直しについてご検討いただけますでしょうか。」と、相手の判断を尊重する言い回しを使うことが大切です。
優先度を上げてもらいたい場合のメール表現
案件の優先度を上げてほしい場合は、緊急性や重要性を伝える必要がありますが、強い表現になりすぎないよう注意が必要です。
「緊急」「至急」といった言葉を使う場合でも、その理由を必ずセットで説明します。
例えば、「〇月〇日までに対応が必要な案件であり、対応が遅れると業務全体に影響が出る可能性がございます。」といった具体的な影響を示すと、相手も判断しやすくなります。
あくまで「お願い」であることを忘れず、相手の負担増への配慮を言葉にすることが重要です。
優先度を下げてもらいたい場合のメール表現
一方で、案件の優先度を下げてもらいたい場合も、丁寧な説明が欠かせません。
「〇〇案件につきましては、関連資料の準備に時間を要する見込みとなりましたため、恐れ入りますが、優先度を一時的に下げていただくことをご相談できればと存じます。」といった表現が考えられます。
この場合も、「再開時期の目安」や「改めてご連絡するタイミング」を伝えておくことで、相手の不安を減らすことができます。
相手に納得してもらうための理由の書き方
優先度変更の依頼で最も重要なのが「理由の伝え方」です。
理由が曖昧だったり、一方的だったりすると、相手は納得しにくくなります。
業務上の判断であること、やむを得ない事情であることを冷静に説明し、「誰の判断か」「何が変わったのか」を明確にすると説得力が増します。
また、相手にとってのメリットや、全体最適の観点を示すことも有効です。
案件の優先度変更をお願いする際のNG表現
優先度変更をお願いする際には、避けたい表現もあります。
例えば、「急いでいるので対応してください」「とにかく最優先でお願いします」といった命令的な表現は、相手に不快感を与えかねません。
また、理由を説明せずに依頼だけを伝えるのも避けるべきです。
相手の立場や状況を無視した表現は、信頼関係を損なう原因になります。
案件の優先度変更をお願いするメールの締めくくり方
メールの最後には、相手への感謝と配慮の言葉を必ず添えましょう。
「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご負担をおかけして申し訳ありませんが」といった一文があるだけで、印象は大きく変わります。
また、「ご不明点等ございましたらお知らせください」といったフォローの言葉を添えることで、円滑なやり取りにつながります。
まとめ
案件の優先度変更をお願いするメールは、業務上避けられない場面で必要になる重要なコミュニケーションです。
相手の立場に配慮し、理由を明確に伝え、丁寧な言葉遣いを心がけることで、無用なトラブルを防ぐことができます。
本記事で紹介した構成や文例を参考に、状況に応じた適切なメールを作成し、円滑な業務進行につなげていきましょう。
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