社員紹介文は、企業の顔ともいえる大切なコンテンツです。
採用サイトや会社案内、社内報、コーポレートサイトなど、さまざまな場面で活用されるため、内容の質や伝え方が企業イメージに直結します。
そのため、社員本人や関係部署に「社員紹介文の作成」を依頼する際には、失礼がなく、かつ相手が書きやすい依頼メールを送ることが重要です。
本記事では、社員紹介文の作成依頼メールについて、基本構成から書き方のポイント、状況別の文例までをわかりやすく解説します。
そのまま使える実用的な内容になっていますので、ぜひ参考にしてください。
社員紹介文の作成依頼メールとは何か
社員紹介文の作成依頼メールとは、社員本人や上司、関係部署に対して、会社で使用する「社員紹介文」を作成してもらうための依頼メールです。
主に以下のような場面で送られます。
・採用サイトや会社ホームページへの掲載
・会社案内パンフレットや広報誌への掲載
・社内報やイントラネットでの紹介
・新入社員や異動者の紹介
・プロジェクトメンバーの紹介
社員紹介文は、個人情報や考え方、仕事観などを含むことが多いため、依頼の仕方を誤ると相手に負担や不安を与えてしまう可能性があります。
そのため、丁寧な言葉遣いと明確な依頼内容が求められます。
社員紹介文の作成依頼メールが重要な理由
社員紹介文の作成依頼メールは、単なる事務連絡ではありません。
書き方一つで、相手の協力度や原稿の質が大きく変わります。
まず、依頼内容が曖昧だと、
「どのくらいの文字数が必要なのか」
「何を書けばよいのか」
「いつまでに提出すればよいのか」
といった疑問が生まれ、結果的に修正や再依頼が増えてしまいます。
また、依頼メールが雑だと、
「適当に書いてもよいのではないか」
と受け取られ、内容が薄い紹介文になってしまうこともあります。
丁寧で分かりやすい依頼メールを送ることで、
・相手の負担を減らす
・スムーズに原稿を回収できる
・質の高い社員紹介文が集まる
といったメリットが生まれます。
社員紹介文の作成依頼メールの基本構成
社員紹介文の作成依頼メールは、以下の構成を意識すると書きやすくなります。
・件名
・宛名と挨拶
・依頼の背景・目的
・具体的な依頼内容
・提出期限と提出方法
・お礼の言葉・結び
この流れを意識することで、相手にとって理解しやすいメールになります。
件名の書き方のポイント
件名は、メールを開いてもらうための重要な要素です。
一目で「社員紹介文の作成依頼」であることが分かる件名にしましょう。
例としては、
「【ご依頼】社員紹介文作成のお願い」
「社員紹介文作成のご協力のお願い」
「【広報用】社員紹介文作成のお願い」
などがおすすめです。
件名が長くなりすぎないよう注意しつつ、目的が明確に伝わる表現を選びましょう。
依頼内容を明確に伝える書き方
社員紹介文の作成依頼メールで最も重要なのが、依頼内容を具体的に書くことです。
以下の項目は、できるだけ明記しましょう。
・使用目的（採用サイト、社内報など）
・掲載予定時期
・文字数の目安
・記載してほしい内容
・写真の有無
・提出方法（メール、共有フォルダなど）
具体例を示すことで、相手は安心して原稿を作成できます。
丁寧さを意識した言葉遣いのポイント
社員紹介文の作成は、通常業務に追加してお願いするケースが多いため、相手への配慮が欠かせません。
命令口調や事務的すぎる表現は避け、協力をお願いする姿勢を示しましょう。
「作成してください」ではなく、
「お手数をおかけしますが、ご協力いただけますと幸いです」
「お忙しいところ恐れ入りますが、お願いできませんでしょうか」
といった表現を使うと、柔らかい印象になります。
社員本人に依頼する場合のメール例文
社員本人に社員紹介文の作成を依頼する場合の文例です。
お忙しいところ恐れ入りますが、当社ホームページに掲載予定の社員紹介文について、原稿作成のご協力をお願いできればと存じます。
今回の社員紹介は、採用活動の一環として、仕事のやりがいや職場の雰囲気を伝えることを目的としています。
文字数は300文字程度を目安に、現在担当されている業務内容や、仕事で大切にしていることなどをご記載いただけますと幸いです。
ご提出期限は〇月〇日とさせていただき、メールにてご返信いただければ問題ございません。
お忙しい中大変恐縮ではございますが、何卒ご協力のほどよろしくお願いいたします。
上司や管理職に依頼する場合のメール例文
上司や管理職に、部下の社員紹介文作成を依頼するケースの文例です。
お世話になっております。
このたび、会社ホームページの社員紹介ページを更新することとなり、〇〇様の社員紹介文作成についてご相談させていただきたく存じます。
業務内容や人物像が伝わる内容を想定しており、可能であれば300〜400文字程度でご作成いただけますと幸いです。
掲載時期は〇月を予定しておりますので、〇月〇日までにご共有いただけましたら助かります。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
社内報・広報用に依頼する場合のメール例文
社内報や広報誌用として社員紹介文を依頼する場合の文例です。
お疲れ様です。
社内報〇月号にて社員紹介コーナーを企画しており、〇〇様の紹介文作成をお願いしたくご連絡いたしました。
仕事内容に加え、簡単な自己紹介や今後の目標などを含めて、400文字程度でご執筆いただければと考えております。
原稿は〇月〇日までにご提出いただけますと幸いです。
お忙しい中恐縮ではございますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
社員紹介文の作成を依頼する際の注意点
社員紹介文の作成依頼メールを送る際には、いくつか注意点があります。
まず、依頼内容を一度に詰め込みすぎないことです。
条件が多すぎると、相手は負担に感じてしまいます。
必要最低限の条件に絞り、補足は後から調整できる余地を残しましょう。
次に、期限には余裕を持たせることです。
急な依頼は相手の業務に支障をきたす可能性があります。
スケジュールに配慮した依頼を心がけましょう。
最後に、提出後のお礼を忘れないことも大切です。
一言のお礼メールを送るだけで、今後の協力関係が円滑になります。
まとめ
社員紹介文の作成依頼メールは、丁寧さと分かりやすさが何より重要です。
依頼の背景や目的、文字数、期限を明確に伝え、相手への配慮を忘れないことで、スムーズに質の高い原稿を集めることができます。
本記事で紹介した構成や文例を活用すれば、初めて社員紹介文の作成を依頼する方でも安心してメールを作成できるはずです。
ぜひ実務に役立てて、円滑な社内コミュニケーションにつなげてください。
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