社内外でプレゼンテーションを行う場面では、「資料の作成を誰かに依頼する」機会が少なくありません。
しかし、プレゼン資料の作成依頼は、相手の時間と労力を大きく使うため、依頼の仕方を間違えると「丸投げされた」「負担が大きい」と受け取られてしまうこともあります。
一方で、依頼内容や目的、期限を丁寧に伝えるメールは、相手の理解を助け、スムーズな協力につながります。
この記事では、プレゼン資料の作成依頼メールについて、基本構成、書き方のポイント、状況別の考え方を解説しながら、ビジネスシーンで安心して使える表現を詳しく紹介します。
初めて依頼する方はもちろん、これまで自己流で書いていた方にも役立つ内容です。
プレゼン資料の作成依頼メールが重要な理由
プレゼン資料の作成は、単なる事務作業ではなく、内容の理解、構成力、表現力が求められる業務です。
そのため、依頼メールが曖昧だと、意図と異なる資料が出来上がったり、何度も修正が発生したりする原因になります。
依頼メールを丁寧に書くことで、
・目的やゴールが明確になる
・相手が準備すべき内容を把握しやすくなる
・不要なやり取りや修正を減らせる
といったメリットがあります。
結果として、依頼する側・される側の双方にとって、負担の少ない進行が可能になります。
プレゼン資料作成依頼メールの基本構成
プレゼン資料の作成を依頼するメールは、次のような構成を意識すると分かりやすくなります。
・宛名と簡単な挨拶
・依頼の背景や目的
・作成してほしい資料の内容
・ボリュームや形式の指定
・納期やスケジュール
・感謝と結びの言葉
この構成を意識することで、相手が「何を、いつまでに、どの程度作ればよいのか」を一目で理解できます。
依頼の背景と目的を明確に伝える
プレゼン資料の作成依頼では、「なぜこの資料が必要なのか」を伝えることが重要です。
たとえば、
・社内会議で使用するのか
・取引先向けの提案なのか
・経営層への報告資料なのか
といった背景によって、資料のトーンや情報量は大きく変わります。
背景と目的を簡潔に説明することで、相手は完成形をイメージしやすくなり、質の高い資料につながります。
作成してほしい内容は具体的に書く
「プレゼン資料を作ってください」だけでは、情報が不足しています。
以下のような点を具体的に伝えると親切です。
・盛り込みたいテーマや項目
・必ず入れてほしいデータや図表
・参考にしてほしい過去資料やURL
・想定している聴衆（社内向け、顧客向けなど）
具体的に書くことで、相手が迷わず作業に取りかかれます。
ボリュームと形式を指定する
資料の枚数や形式を伝えずに依頼すると、
「想定より多すぎた」「逆に少なかった」
といった行き違いが起こりがちです。
そのため、
・スライド枚数の目安
・PowerPoint、Googleスライドなどの形式
・社内テンプレートの有無
を事前に伝えることが大切です。
細かすぎる指定は不要ですが、最低限の目安を示すことで、相手の負担を減らせます。
納期とスケジュールの伝え方
納期は、依頼メールの中でも特に重要な要素です。
「できれば今週中に」などの曖昧な表現ではなく、
・〇月〇日
・〇時まで
と具体的に記載すると、相手が予定を立てやすくなります。
また、急ぎの場合は理由を添えることで、納得感のある依頼になります。
丁寧さを感じさせるクッション言葉
プレゼン資料の作成は負荷の高い業務であるため、クッション言葉を添えることで印象が柔らかくなります。
「お忙しいところ恐れ入りますが」
「ご多用のところ恐縮ですが」
といった表現を適度に使うことで、相手への配慮が伝わります。
ただし、過剰になりすぎないことも大切です。
社内向けのプレゼン資料作成依頼メールの考え方
社内向けの場合でも、依頼が雑になるのは避けたいところです。
同じ組織だからこそ、
・役割分担を明確にする
・スケジュールを共有する
・感謝の言葉を忘れない
といった姿勢が信頼関係を保つポイントになります。
丁寧なメールは、日常の業務コミュニケーションの質を高めます。
社外向けに依頼する場合の注意点
社外の相手にプレゼン資料の作成を依頼する場合は、特に慎重さが求められます。
依頼内容が契約範囲内かどうかを意識し、
・業務範囲を超えていないか
・無理なスケジュールになっていないか
を確認することが大切です。
また、社外向けでは、より丁寧な敬語表現を心がけましょう。
修正や追加対応を想定した一文を入れる
プレゼン資料は、一度で完成しないことも多いものです。
そのため、
「必要に応じて修正のご相談をさせてください」
といった一文を入れておくと、後のやり取りがスムーズになります。
あらかじめ含みを持たせた表現は、実務で役立ちます。
依頼メールで避けたい表現
プレゼン資料の作成依頼では、次のような表現は避けた方が無難です。
・「とりあえず作ってください」
・「いい感じでお願いします」
・「細かいことはお任せします」
これらは一見便利ですが、相手を困らせる原因になります。
具体性と配慮を意識することが大切です。
相手への感謝をしっかり伝える
依頼メールの最後には、必ず感謝の言葉を添えましょう。
「お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします」
といった一文があるだけで、メール全体の印象が大きく変わります。
依頼はお願いであることを忘れない姿勢が重要です。
まとめ
プレゼン資料の作成依頼メールは、単なる業務連絡ではなく、相手への配慮と準備の質が問われるコミュニケーションです。
背景や目的を明確にし、内容・形式・納期を具体的に伝えることで、スムーズで質の高い成果につながります。
丁寧な言葉遣いと感謝の気持ちを忘れず、相手が動きやすいメールを心がけることが、信頼関係を築く第一歩です。
今回紹介したポイントを意識しながら、実務で使えるプレゼン資料作成依頼メールを作成してみてください。
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