採用活動において、面接官の依頼は避けて通れない重要な業務です。
しかし、「誰に」「どのような立場で」「どこまでお願いするのか」を明確に伝えられていないと、相手に負担をかけたり、失礼な印象を与えてしまうこともあります。
特に社内外の面接官を依頼するメールでは、配慮のある言葉選びと、要点を押さえた構成が求められます。
この記事では、面接官を依頼する際の基本的な考え方から、具体的なメール文例、立場別・状況別の書き方までを丁寧に解説します。
初めて面接官を依頼する方はもちろん、過去の依頼文を見直したい方にも役立つ内容です。
面接官を依頼するメールの重要性
面接官を依頼するメールは、単なる業務連絡ではありません。
相手の時間と専門性を借りる「お願い」であり、丁寧さや誠意が強く求められます。
面接官は、応募者の評価だけでなく、企業の印象を左右する重要な役割を担います。
そのため、依頼の段階で失礼な表現や情報不足があると、面接官自身のモチベーションにも影響を与えかねません。
適切なメールを送ることで、
・依頼内容が正確に伝わる
・面接官が準備しやすくなる
・社内外の信頼関係を維持できる
といったメリットがあります。
面接官依頼メールに必ず含めたい基本項目
面接官を依頼するメールには、最低限押さえておくべき要素があります。
まず重要なのは、依頼の目的です。
「新卒採用」「中途採用」「役員面接」など、どの採用活動に関わるのかを明確に伝えます。
次に、面接日時・場所・形式です。
対面かオンラインか、所要時間はどれくらいかなど、具体的に記載することで相手の負担を減らせます。
さらに、面接官に求める役割も重要です。
評価観点や担当範囲を事前に伝えることで、面接の質が高まります。
最後に、感謝と配慮の言葉を必ず添えましょう。
忙しい中で時間を割いてもらうことへの感謝は、必須のマナーです。
社内の面接官を依頼するメール文例
社内の上司や同僚に面接官を依頼する場合でも、丁寧な言葉遣いが基本です。
特に役職が上の方に依頼する際は、簡潔で配慮のある表現を心がけましょう。
例文：
「お忙しいところ恐れ入ります。
現在進めております中途採用の面接につきまして、〇月〇日に実施予定の一次面接の面接官をお願いできないかと考えております。
面接は〇時から約〇分間、オンライン形式を予定しております。
ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、ご検討いただけますと幸いです。」
社内であっても、「依頼」「感謝」「配慮」の3点を忘れないことが大切です。
社外の面接官を依頼するメール文例
社外の専門家や顧問に面接官を依頼する場合は、より一層の丁寧さが求められます。
初めて依頼する相手には、背景説明も簡潔に添えましょう。
例文：
「平素より大変お世話になっております。
このたび弊社では〇〇職の採用を進めており、専門的なご知見をお持ちの〇〇様に、面接官としてご協力をお願いできないかと存じます。
面接は〇月〇日、〇時から約〇分間を予定しております。
突然のお願いで誠に恐縮ではございますが、ご検討いただけましたら幸いです。」
社外の場合は、依頼理由を明確に伝えることが信頼につながります。
急ぎで面接官を依頼する場合の書き方
スケジュールの都合で、急ぎの依頼が必要になることもあります。
その場合は、お詫びの言葉を必ず最初に入れましょう。
例文：
「直前のご連絡となり誠に申し訳ございません。
急なお願いとなり大変恐縮ですが、〇月〇日に実施予定の面接につきまして、面接官をお願いできないかと考えております。」
急ぎであっても、簡略化しすぎず、誠意を示すことが重要です。
面接官依頼メールで避けたいNG表現
面接官を依頼するメールでは、避けるべき表現もあります。
例えば、
・「空いていたらお願いします」
・「とりあえず面接官をお願いします」
といった曖昧な言い回しは、相手に不信感を与えます。
また、依頼内容が長すぎて要点が分かりにくい文章もNGです。
丁寧さと分かりやすさのバランスを意識しましょう。
面接官依頼メールを送る前の最終チェックポイント
メールを送信する前には、必ず以下を確認しましょう。
・日時や面接形式に誤りはないか
・相手の役職や名前を間違えていないか
・失礼な表現や命令口調になっていないか
一度声に出して読んでみると、違和感に気づきやすくなります。
まとめ
面接官を依頼する時のメールは、採用活動の質を左右する重要なコミュニケーションです。
依頼の目的や条件を明確にし、相手への配慮と感謝を忘れない文章を心がけることで、円滑な協力関係を築くことができます。
今回紹介した考え方や文例を参考に、状況に応じた丁寧な面接官依頼メールを作成してみてください。
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