業務を進めるうえで、社内外の相手に「調査」を依頼しなければならない場面は多くあります。
しかし、調査は時間や労力を要するため、依頼の仕方を誤ると相手に負担感や不快感を与えてしまうこともあります。
特にビジネスメールでは、依頼の目的や背景、期限、相手への配慮を適切に伝えることが重要です。
本記事では、調査を依頼する際に押さえておきたい基本的な考え方から、社内・社外・緊急時など状況別のビジネスメール文例まで、実務でそのまま使える形で詳しく解説します。
調査を依頼するビジネスメールの基本的な考え方
調査を依頼するメールでは、単に「調べてください」と伝えるだけでは不十分です。
相手の立場に立ち、なぜその調査が必要なのか、どの程度の負担が想定されるのかを意識した文章が求められます。
特に重要なのは、「依頼の理由」「調査内容」「期限」「お礼や配慮」の四点です。
これらが明確に整理されていると、相手は内容を正確に理解し、安心して対応することができます。
調査依頼メールに必ず含めたい基本構成
調査依頼のメールは、以下のような流れで構成すると、読みやすく丁寧な印象になります。
まず冒頭で挨拶と日頃の感謝を述べ、次に調査を依頼する背景や目的を簡潔に伝えます。
その後、具体的な調査内容と期限を明示し、最後に相手への配慮やお礼の言葉を添えるのが基本です。
この構成を意識するだけで、失礼のないビジネスメールになります。
社内向けに調査を依頼するメール文例
社内の相手に対しては、過度に堅苦しくする必要はありませんが、業務依頼としての礼儀は欠かせません。
以下は、同じ部署や他部署の担当者に調査を依頼する際の文例です。
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇部の△△です。
現在進めております〇〇案件に関連し、△△に関する情報を確認する必要がございます。
お手数をおかけいたしますが、下記内容について調査をお願いできませんでしょうか。
【調査内容】
・〇〇に関する最新の対応状況
・関連する資料や数値の有無
【期限】
〇月〇日（〇）まで
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒ご協力のほどよろしくお願いいたします。
上司に調査を依頼する際の丁寧なメール文例
上司に調査を依頼する場合は、依頼というより「相談」に近い表現を用いるのがポイントです。
一方的にお願いするのではなく、判断を仰ぐ姿勢を示すと好印象です。
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
現在対応中の〇〇について検討を進めるにあたり、△△に関する情報が必要となりました。
恐れ入りますが、調査の可否や進め方について一度ご相談させていただけますでしょうか。
お時間のある際で構いませんので、ご指示をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
取引先・社外に調査を依頼するメール文例
社外への調査依頼では、特に丁寧な言い回しと配慮が欠かせません。
相手の業務負担を考慮し、依頼理由を明確に伝えることが重要です。
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の△△でございます。
さて、現在進行中の〇〇案件に関連し、△△について確認が必要となりました。
誠に恐れ入りますが、下記内容につきましてご調査いただくことは可能でしょうか。
【調査内容】
・〇〇の実施状況
・過去の対応事例の有無
ご多忙中とは存じますが、ご対応いただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
期限がある場合の調査依頼メール文例
調査に期限がある場合は、その理由も簡潔に添えると、相手の理解を得やすくなります。
ただし、急かす表現にならないよう注意が必要です。
〇〇様
いつもお世話になっております。△△です。
〇〇の件につきまして、社内検討の都合上、△△に関する情報を〇月〇日までに確認する必要がございます。
恐れ入りますが、可能な範囲で調査にご協力いただけませんでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
緊急性が高い調査を依頼する場合の文例
緊急性が高い場合でも、相手への配慮を忘れないことが大切です。
「至急」という言葉を使う際は、理由を明確に伝えましょう。
〇〇様
お世話になっております。△△です。
急なご連絡で恐れ入ります。
〇〇に関するトラブル対応のため、至急△△についての確認が必要となりました。
大変お手数ではございますが、可能な範囲で早急にご調査いただけますでしょうか。
ご対応が難しい場合は、その旨ご一報いただけますと幸いです。
調査依頼メールで避けたいNG表現
調査依頼のメールでは、命令口調や曖昧な表現は避けるべきです。
例えば「すぐに調べてください」「なるべく早くお願いします」といった表現は、相手に強い負担を与える可能性があります。
また、調査内容が不明確なまま依頼すると、手戻りが発生し、結果的に双方の負担が増えてしまいます。
依頼内容は具体的かつ簡潔にまとめることが重要です。
調査依頼後のフォローとお礼の重要性
調査を依頼した後は、結果を受け取った際に必ずお礼を伝えましょう。
簡単な一文でも感謝を示すことで、信頼関係の維持につながります。
また、調査結果が業務にどのように活かされたのかを共有すると、相手のモチベーション向上にもつながります。
まとめ
調査を依頼するビジネスメールでは、相手への配慮と分かりやすさが何よりも重要です。
依頼の背景や目的を明確にし、調査内容や期限を具体的に伝えることで、円滑なコミュニケーションが実現します。
本記事で紹介した考え方や文例を参考に、相手に負担をかけすぎない、丁寧な調査依頼メールを作成してみてください。
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