発送対応を他部署や取引先にお願いする場面は、ビジネスでは頻繁にあります。
しかし、「急ぎでお願いしたい」「細かい条件を伝えたい」「相手の負担を減らしたい」など、配慮すべき点が多く、文章の書き方に悩む方も少なくありません。
雑な依頼文は、相手に不快感を与えたり、発送ミスや遅延の原因になることもあります。
本記事では、発送対応を依頼する際に押さえておきたい基本的な考え方から、状況別に使える具体的なメール例まで、実務でそのまま使える形で詳しく解説します。
丁寧で分かりやすい依頼文を作成したい方は、ぜひ参考にしてください。
発送対応を依頼するメールの基本構成
発送対応を依頼するメールでは、構成を意識するだけで、相手の理解度と対応スピードが大きく変わります。
基本的には、以下の流れを意識するとよいでしょう。
まず、冒頭で簡単な挨拶と日頃の感謝を述べます。
次に、何についての依頼なのかを端的に伝えます。
その後、発送物の内容、数量、発送先、希望納期、注意点などを具体的に記載します。
最後に、お礼の言葉と結びの挨拶で締めくくります。
この流れを守ることで、読み手にとって理解しやすく、行動に移しやすいメールになります。
社内向けに発送対応を依頼するメール例
社内向けの依頼メールでは、丁寧さを保ちつつも、過度に堅くなりすぎない表現が適しています。
相手が内容をすぐ把握できるよう、要点を整理して伝えることが大切です。
例文です。
本日はお忙しいところ恐れ入ります。
〇〇部の△△です。
下記の件につきまして、発送対応をお願いしたくご連絡いたしました。
【発送内容】
・商品名：〇〇
・数量：〇点
・発送先：〒〇〇〇－〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇番〇号
〇〇株式会社 〇〇様
・希望発送日：〇月〇日
お手数をおかけいたしますが、上記内容にてご対応いただけますと幸いです。
ご不明点等ございましたら、お知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
取引先に発送対応を依頼する丁寧なメール例
取引先に依頼する場合は、社内よりも一段階丁寧な表現を心がけます。
相手の業務状況を気遣う一文を入れることで、印象が良くなります。
例文です。
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の△△でございます。
さて、誠に恐れ入りますが、下記内容にて商品の発送対応をお願いできませんでしょうか。
【発送内容】
・商品名：〇〇
・数量：〇点
・発送先：〒〇〇〇－〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇町〇丁目〇番〇号
〇〇株式会社 〇〇様
・希望納期：〇月〇日必着
お忙しいところ恐縮ではございますが、ご対応の可否につきましてご一報いただけますと幸いです。
何卒ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
急ぎの発送対応を依頼する場合のメール例
納期が迫っている場合は、その理由を簡潔に伝えることが重要です。
ただし、相手を急かしすぎない表現を心がけましょう。
例文です。
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。
急なお願いとなり大変恐縮ですが、下記の発送対応につきまして、可能であれば至急ご対応をお願いできませんでしょうか。
【発送内容】
・商品名：〇〇
・数量：〇点
・発送先：〇〇様
・希望発送日：〇月〇日
お急ぎのお願いとなり誠に申し訳ございません。
ご対応が難しい場合は、その旨お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
発送条件や注意事項がある場合の依頼メール例
発送方法や梱包条件などに指定がある場合は、曖昧にせず明確に伝えることが大切です。
例文です。
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。
下記の件につきまして、発送対応をお願いしたく存じます。
なお、発送方法にいくつか条件がございますので、ご確認ください。
【発送内容】
・商品名：〇〇
・数量：〇点
・発送方法：宅配便（時間指定あり）
・希望配達時間帯：〇時～〇時
・梱包条件：緩衝材を使用し、割れ物注意表示をお願いいたします
お手数をおかけいたしますが、上記条件にてご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
発送対応のお礼を添えるフォローアップメール例
発送対応後には、お礼のメールを送ることで、今後のやり取りが円滑になります。
例文です。
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の△△です。
この度は、迅速に発送対応をしていただき、誠にありがとうございました。
無事に先方へ到着したことを確認しております。
今後とも何かございましたら、ご相談させていただくことがあるかと存じます。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
まとめ
発送対応を依頼するメールは、単に「送ってほしい」と伝えるだけでは不十分です。
相手の立場に立ち、必要な情報を整理し、丁寧な言葉で依頼することが重要です。
本記事で紹介した基本構成や文例を活用すれば、相手にとって分かりやすく、気持ちよく対応してもらえる依頼文を作成できます。
状況に応じて表現を調整しながら、ぜひ実務に役立ててください。
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