電話対応は、会社やお店の第一印象を決める大切な仕事の一つです。
電話を受けた瞬間の「第一声」は、相手に安心感や信頼感を与える大切なポイントになります。
しかし、いざ電話を取ると「どんな挨拶をすればいいのか」「失礼にならない言い方は何か」と迷ってしまう人も多いのではないでしょうか。
特に新人の方や電話対応に慣れていない方にとっては、最初の言葉に悩むことも少なくありません。
実は、電話の第一声には基本の型があります。
その型を覚えておくだけで、どんな電話にも落ち着いて対応できるようになります。
この記事では、電話を受けるときの基本的な挨拶の仕方や、感じの良い第一声の例文を紹介します。
ビジネスシーンで使える実践的なフレーズも解説していますので、電話対応に自信がない方はぜひ参考にしてください。
電話対応で第一声が重要な理由
電話対応では、相手の顔が見えません。
そのため、声の印象がそのまま会社や担当者の印象になります。
電話をかけてきた相手は、次のようなことを第一声から感じ取っています。
・この会社は対応が丁寧か
・担当者は感じが良いか
・きちんとした会社なのか
・安心して話せる相手か
例えば、次の2つの第一声を比べてみてください。
「はい、もしもし」
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます」
後者の方が、丁寧で信頼できる印象を受ける人が多いでしょう。
電話の第一声は、わずか数秒ですが、相手に与える印象はとても大きいのです。
そのため、電話対応では最初の挨拶を丁寧に行うことが大切になります。
電話を受けるときの基本的な挨拶の形
電話対応には、基本となる挨拶の形があります。
この形を覚えておけば、どんな電話でも落ち着いて対応できます。
基本の形は次の通りです。
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇、△△でございます。
このように、
・お礼
・会社名
・自分の名前
の順番で伝えるのが基本です。
例えば次のようになります。
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、営業部の田中でございます。」
この形は、多くの企業で使われている標準的な電話対応です。
慣れるまでは、この基本の形をそのまま使うとよいでしょう。
電話を受けるときの挨拶例文10選
ここでは、電話を受けるときの挨拶例文を紹介します。
状況に合わせて使い分けてみてください。
例文1
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇でございます。
基本的な電話の受け方です。
シンプルで丁寧な印象になります。
例文2
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇、田中でございます。
会社名と名前を伝える基本形です。
例文3
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇、営業部の田中でございます。
部署まで伝えることで、より丁寧になります。
例文4
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇でございます。本日はどのようなご用件でしょうか。
相手がすぐに話しやすい形の挨拶です。
例文5
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇、受付の田中でございます。
受付担当の場合によく使われる表現です。
例文6
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇の田中が承ります。
「承ります」という言葉を使うことで、より丁寧な印象になります。
例文7
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇、田中でございます。いつもお世話になっております。
取引先からの電話で使える挨拶です。
例文8
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇でございます。恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。
相手の名前を確認したいときに使えます。
例文9
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇、担当の田中でございます。どうぞよろしくお願いいたします。
丁寧な印象を与える挨拶です。
例文10
お電話ありがとうございます。
株式会社〇〇でございます。担当の者におつなぎいたします。
担当者へつなぐ場合に使える表現です。
電話対応で好印象を与える話し方のコツ
電話では、言葉だけでなく話し方も重要です。
次のポイントを意識すると、より感じの良い対応になります。
明るい声で話す
電話では、声のトーンが印象を大きく左右します。
無表情で話すと、冷たい印象になることがあります。
少し笑顔を意識して話すと、声の印象が明るくなります。
笑顔で話すと、自然と声も柔らかくなります。
ゆっくり話す
電話では、早口になりすぎないよう注意しましょう。
早口だと相手が聞き取りにくくなります。
落ち着いたスピードで話すことが大切です。
特に会社名や名前は、はっきりと伝えるようにしましょう。
はっきり発音する
電話では音が聞き取りにくい場合があります。
そのため、
・会社名
・自分の名前
・重要な言葉
は、特にはっきり発音することが大切です。
相手の話をしっかり聞く
電話対応では、相手の話を途中で遮らないようにしましょう。
相手が話しているときは、
「はい」
「かしこまりました」
などの相づちを入れると、丁寧な印象になります。
電話対応で気をつけたいNGな第一声
電話対応では、避けたほうがよい第一声もあります。
「もしもし」
ビジネスの電話では「もしもし」は基本的に使いません。
「お電話ありがとうございます」を使うのが一般的です。
「はい、〇〇です」
この言い方はカジュアルな印象になります。
会社の電話では、
「株式会社〇〇でございます」
のように丁寧に言いましょう。
無言で電話を取る
無言で電話を取ると、相手が戸惑ってしまいます。
電話を取ったら、すぐに挨拶をするようにしましょう。
電話対応が上手な人の特徴
電話対応が上手な人には、いくつかの共通点があります。
例えば次のような特徴です。
・声が明るい
・話し方が丁寧
・落ち着いている
・相手の話をよく聞く
・言葉遣いがきれい
電話対応は、特別な才能が必要なわけではありません。
基本の挨拶と丁寧な話し方を意識するだけで、誰でも上手に対応できるようになります。
経験を積むことで、自然と電話対応に慣れていきます。
まとめ
電話を受けるときの第一声は、会社や担当者の印象を左右する大切なポイントです。
感じの良い電話対応をするためには、次のことを意識しましょう。
・最初に「お電話ありがとうございます」と伝える
・会社名と名前をはっきり言う
・明るい声でゆっくり話す
・丁寧な言葉遣いを心がける
基本の挨拶の形を覚えておくだけで、電話対応はぐっとスムーズになります。
電話は相手の顔が見えない分、言葉や声の印象がとても大切です。
今回紹介した例文を参考にしながら、感じの良い第一声を意識して電話対応をしてみてください。
丁寧な電話対応は、相手に安心感を与え、信頼関係を築く大きな力になります。
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