賃貸契約の更新時期が近づき、「更新はせずに退去したい」と考えているものの、どのように連絡すればよいのか悩む方は多くいます。突然のお知らせにならないか、失礼にならないか、文面のマナーはどうすればいいのか──。特にメールや書面で伝える場合、正しい言い方を知っておくと安心です。本記事では 賃貸更新を断るときの注意点 と 管理会社・大家さんへ送る退去連絡の例文 をわかりやすく解説します。すぐに使えるテンプレートを多数掲載しているため、そのままコピーして使うことも可能です。丁寧でスムーズな退去連絡を行いたい方は、ぜひ参考にしてください。
賃貸更新を断るときの基本マナーとは？
賃貸更新を断る際に最も大切なのは、期限を守って丁寧に伝える ことです。賃貸契約には必ず「退去予告期間」があり、多くの物件では 1か月前通知 が一般的です。しかし、物件によっては 2か月前・30日以上前・45日前 などさまざまなルールがあります。
契約書には「更新をしない場合は○日前までに通知すること」と記載されているため、まずは契約書を確認することが第一歩です。
また、更新を断る理由については、詳細を説明する義務はありません。
「職場の関係で」「引っ越しのため」「事情により」など簡潔な理由で問題ありません。むしろ、必要以上に詳細を書くと逆に誤解を招くこともあるため、ビジネスメールに近い丁寧でシンプルな文章が適しています。
さらに、退去日を明確に記載し、立ち会い日時の調整をお願いする一文 を添えると、管理会社とのやり取りもスムーズになります。
退去連絡をするベストタイミングと注意点
退去連絡をするタイミングは、一般的に「退去日の30日前」です。しかし、更新期限が迫っている場合は、早めに伝えることが大切です。
注意点①：更新日と退去日を混同しない
更新日＝新しい契約開始日であり、退去日とは別です。
「更新日は○月末ですが、退去予定日は○月20日です」など、具体的に記載するのが安全です。
注意点②：口頭だけではトラブルになりやすい
電話で伝えても問題はありませんが、「言った・言わない」のトラブルを防ぐために 必ずメールや書面でも送る ことを推奨します。
注意点③：退去立ち会いの流れを確認しておく
管理会社によっては立ち会い不要のケースもありますが、一般的には以下のように進みます。
- 退去申請
- 退去立ち会い日の調整
- 清算（原状回復費用など）
- 鍵の返却
この流れを把握しておくと、連絡内容もより適切になります。
賃貸更新を断るときの退去連絡メールの書き方
退去連絡メールには、以下の項目を入れるのが基本です。
- 件名
- 宛名（管理会社名・担当者名）
- 自分の氏名・住所・部屋番号
- 更新をしない旨
- 退去予定日
- 退去理由（簡単でOK）
- 立ち会い希望日
- お礼の言葉
- 署名
特に、はじめて退去連絡をする方は「どこまで書けばいいの？」と迷いがちですが、必要な項目を押さえれば問題ありません。
賃貸更新を断るときの退去連絡文例（すぐ使えるテンプレート）
文例①：もっとも一般的で丁寧な退去連絡メール
（件名）
賃貸契約更新の辞退および退去のご連絡
（本文）
〇〇不動産 管理ご担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇アパート〇号室の（氏名）でございます。
このたび、契約更新のご案内をいただきましたが、
更新はせず、退去することを決めましたのでご連絡申し上げます。
退去予定日は 〇月〇日 を予定しております。
退去立ち会いにつきまして、ご都合のよい日時をご教示いただけますと幸いです。
短い間ではございましたが、管理いただきありがとうございました。
どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
氏名
電話番号
メールアドレス
文例②：理由を簡潔に伝えるパターン
（件名）
退去のご連絡（〇〇アパート〇号室）
（本文）
〇〇管理会社 〇〇様
お世話になっております。〇〇アパート〇号室の（氏名）です。
今回、職場の異動に伴い引っ越しをするため、契約更新は行わず退去いたします。
退去予定日は 〇月〇日 です。
立ち会いの日程調整をお願いできますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
文例③：更新案内を受けてすぐに辞退する場合の例文
（件名）
賃貸更新辞退のご連絡
（本文）
〇〇管理会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇マンション〇号室の（氏名）です。
更新案内を拝見しましたが、諸事情により 更新はせず退去することを決めました。
退去予定日は 〇月〇日 です。
つきましては、立ち会い日時に関するご連絡をいただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
文例④：急ぎで連絡したいときの簡潔テンプレート
（件名）
退去申請のご連絡
（本文）
〇〇不動産 ご担当者様
〇〇マンション〇号室の（氏名）です。
更新はせず、退去することを決めました。
退去日は〇月〇日を予定しております。
お手数ですが、立ち会いについてご案内をお願いいたします。
文例⑤：長く住んだ部屋から退去する場合の丁寧な文例
（件名）
長期入居の退去連絡（〇〇マンション〇号室）
（本文）
〇〇管理会社 〇〇様
長年お世話になっております。〇〇マンションに入居しております（氏名）です。
このたび、更新のご案内をいただきましたが、
生活環境の変化により 更新を辞退し、退去することを決めました。
退去予定日は 〇月〇日 にてお願いいたします。
長い間快適に過ごすことができ、深く感謝しております。
立ち会い日時につきまして、ご連絡いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
退去連絡をスムーズに進めるコツ
① 明確な退去日を伝える
曖昧な日付はトラブルの原因です。
「〇月〇日退去予定」と明記しましょう。
② 自分の部屋番号を必ず書く
管理会社は多数の物件を扱っているため、
物件名・号室・氏名 の3点セットは必須です。
③ 丁寧な言葉遣いを心がける
退去後にも書類や返金手続きが続くため、
最後まで丁寧さを保つことでスムーズに進みます。
まとめ
賃貸更新を断る際の退去連絡は、必要なポイントを押さえておけば難しくありません。
特に重要なのは以下の3つです。
- 退去予告期間を守って連絡すること
- 退去予定日・理由・立ち会い希望を明確に伝えること
- メールや書面で丁寧に伝えること
本記事のテンプレートを利用すれば、管理会社や大家さんに失礼なく、スムーズに退去連絡を行うことができます。
更新を断りたい場合は、早めの準備と丁寧なコミュニケーションが成功のポイントです。
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