ビジネスの現場では、納期や支払い、返答などが予定どおりに進まないことがあります。そんなときに必要になるのが「催促の電話」。しかし、催促は相手にプレッシャーを与える行為でもあり、言葉選びを誤ると関係が悪化してしまうこともあります。
この記事では、相手の気持ちを尊重しながらスムーズに対応してもらうための催促電話のコツと、具体的な例文を紹介します。営業や事務、経理など、さまざまなシーンで使える実践的な内容をまとめました。
催促電話をかける前に意識すべきポイント
催促電話は、単に「早くしてほしい」と伝えるものではありません。まず意識したいのは「相手の事情を理解し、誠意をもって対応すること」です。
1. 感情的にならない
相手が遅れている場合でも、怒りや焦りを出すのは逆効果です。冷静で丁寧な言葉づかいを心がけましょう。
2. 目的を明確にする
「いつまでに」「どの内容について」「どんな対応を求めるのか」を明確に伝えることで、相手も動きやすくなります。
3. まずはお礼や労いの言葉から
いきなり本題に入ると印象が悪くなります。
「いつもお世話になっております」「先日はご対応ありがとうございました」といったひとことを添えるだけで、柔らかい印象になります。
催促電話の基本構成
催促電話には、次のような流れを意識するとスムーズです。
- 挨拶と自己紹介
- 用件（何の件か）を明確に伝える
- 相手の状況を確認する
- 今後の対応や期限を確認する
- お礼で締める
たとえば、次のような流れです。
「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。
先日ご依頼しました請求書の件でお電話いたしました。
ご多忙のところ恐縮ですが、進捗状況をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
このように丁寧なトーンを維持することが、催促電話の基本です。
【例文1】支払いの催促をする電話
支払いが遅れている取引先に対して催促する場合は、特に慎重な言葉選びが求められます。
「いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
〇月分のご請求書の件でお電話差し上げました。
〇月〇日がお支払いのご期限でしたが、まだご入金の確認が取れておりません。
ご入金予定日など、ご都合をお聞かせいただけますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」
ポイント：
「支払ってください」ではなく、「ご都合をお聞かせください」という表現で柔らかく伝えるのがコツです。
【例文2】納期が遅れている相手への催促電話
納期の遅れは、次の工程や顧客対応にも影響します。焦らず、相手の状況を確認しながら伝えるのが大切です。
「いつもありがとうございます。株式会社△△の□□でございます。
先日お願いしておりました資料の件でご連絡いたしました。
納期が〇月〇日となっておりましたが、現状の進捗はいかがでしょうか。
弊社の次の工程の関係もございますので、
もしご都合が悪ければ、改めてスケジュールを調整させていただければと思います。」
ポイント：
「まだですか？」ではなく、「進捗はいかがでしょうか」と聞くことで、圧迫感を減らせます。
【例文3】返信がない相手への催促電話
メールの返信がない場合も、確認の電話をすることがあります。
「お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
先日お送りしたご提案資料について、ご確認いただけましたでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、もしお時間がありましたら、
ご意見やご検討の状況をお伺いできれば幸いです。」
ポイント：
「まだ見ていませんか？」といった直接的な表現は避けましょう。
「ご確認いただけましたでしょうか」と柔らかく聞くのがビジネスマナーです。
【例文4】取引先に見積書の提出を催促する場合
「いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
先日お願いしておりました見積書の件でご連絡いたしました。
今週中に社内で検討を進める予定のため、
可能であれば〇日までにご送付いただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」
ポイント：
「早く送ってください」ではなく、「〇日までにお願いできますと助かります」と伝えることで、協力依頼のトーンになります。
【例文5】上司への確認を催促する場合
社内で上司の承認や確認が遅れている場合も、催促は必要です。
「お疲れさまです。先日提出しました資料について、確認状況はいかがでしょうか。
次の工程に進むために、〇日までにご確認をいただけると助かります。
お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」
ポイント：
上司への催促でも、敬意を忘れずに。
「ご確認をお願いできますでしょうか」と丁寧に伝えましょう。
催促電話の言葉遣いで注意すべきNG表現
以下のような表現は、相手に圧を感じさせるため避けたほうがよいです。
- 「どうなっているんですか？」
- 「早く対応してください」
- 「いい加減にしてほしいです」
- 「まだですか？」
代わりに、以下のような柔らかい言い回しを使いましょう。
- 「進捗はいかがでしょうか？」
- 「ご都合をお聞かせいただけますか？」
- 「ご対応のご予定を伺えますでしょうか？」
- 「お手すきの際にご確認いただけますと幸いです」
催促電話のタイミングと頻度
催促は早すぎても遅すぎてもよくありません。
たとえば、支払い期日の翌日にはすぐ連絡せず、2〜3日後に軽く確認するのが無難です。
また、何度も催促する場合は、メール → 電話 → 書面というように段階を踏むとよいでしょう。
電話をかける際は、記録を残すために通話内容をメモしておくことも重要です。
相手にプレッシャーを与えない伝え方のコツ
- 「お願い」のトーンを忘れない
催促は要求ではなく依頼の気持ちで。 - 「お忙しいところ恐縮ですが」を添える
ビジネスシーンでの万能なクッション言葉です。 - 期限を明確に伝える
「〇日までに」と具体的に伝えることで、行動に移してもらいやすくなります。 - お礼で締める
「ご対応いただきありがとうございます」で印象を良く締めましょう。
まとめ
催促電話は、ビジネスにおいて避けられない大切なコミュニケーションです。
ただし、言い方ひとつで印象が大きく変わります。
相手に圧を与えるのではなく、「協力をお願いする」姿勢を意識することが成功のポイントです。
この記事で紹介した例文やコツを活用すれば、トラブルを防ぎながらスムーズなやり取りができるはずです。
信頼関係を大切にしつつ、冷静で丁寧な対応を心がけましょう。
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