資料や画像、データなどを共有する際、後から修正点や更新内容が発生し「差し替えをお願いしたい」場面は仕事でよくあります。
しかし、誤りがあった場合の依頼は慎重に書かないと、相手に失礼に見えたり、責任を転嫁しているような印象を与えたりすることもあります。
本記事では、 ビジネスシーンで使える「差し替えお願いメール」の書き方と、すぐに使える丁寧な例文を10個 紹介します。
どの例文もそのままコピペして使えるように作成しているため、業務効率化にも役立ちます。
丁寧で誤解のない文章を使い、相手に配慮しながらスムーズに差し替え依頼ができるよう、ぜひ参考にしてください。
- 差し替えお願いメールを書くときの基本ポイント
- すぐに使える「差し替えお願いメール」基本テンプレート
- 【例文1】誤字・表記揺れの修正で差し替えをお願いする場合
- 【例文2】計算ミス・数値の訂正で差し替えたい場合
- 【例文3】画像の解像度が低く、差し替えを依頼するケース
- 【例文4】社内共有資料の差し替えを依頼する場合
- <h2>【例文5】取引先に送った資料の差し替えをお願いする場合</h2>
- 【例文6】期日の関係で至急差し替えをお願いしたいケース
- 【例文7】添付漏れがあり再送・差し替えを依頼するケース
- 【例文8】外部に公開される資料で差し替えをお願いする場合
- 【例文9】フォーマットを統一するため差し替えをお願いするケース
- 【例文10】プロジェクト進行中の最新版共有として差し替え依頼する場合
- まとめ
差し替えお願いメールを書くときの基本ポイント
差し替え依頼のメールを書く際には、相手への配慮と事実の明確化が欠かせません。
以下のポイントを押さえておくと、失礼のない依頼ができ、迅速に対応してもらえる確率が高まります。
1. 依頼の背景を簡潔に伝える
差し替えが必要になった理由を簡潔に述べることで、相手が状況を理解しやすくなります。
理由は長々と書く必要はありませんが、最低限の情報は共有しましょう。
2. 自分側の不備は素直に認める
誤りがあった場合は「こちらの確認不足でした」「修正が漏れておりました」など、誠意を伝える表現を入れると丁寧です。
3. 差し替える内容を明確にする
・どの資料なのか
・どの部分なのか
・差し替えファイルの添付有無
を明確にしておくことで、相手の混乱を防ぎます。
4. 相手の手間に配慮する表現を入れる
「お手数をおかけしますが」「ご面倒をおかけいたしますが」など一言添えるだけで柔らかい印象になります。
5. 修正版を添付した旨を明記する
ファイル名まで書くと親切です。
例：「修正版（2024_更新版）を添付しております」
すぐに使える「差し替えお願いメール」基本テンプレート
テンプレート例
件名：資料差し替えのお願い
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇の△△です。
先ほどお送りした「◯◯資料」について、内容に一部誤りがございましたため、
修正版をお送りいたします。
大変お手数をおかけいたしますが、お手元の資料を添付の最新版に差し替えていただけますと幸いです。
取り急ぎご連絡までとなりますが、どうぞよろしくお願いいたします。
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署名
ビジネスの多くのシーンで使える汎用的な文章です。
ここからは、具体的なシチュエーション別に例文を紹介します。
【例文1】誤字・表記揺れの修正で差し替えをお願いする場合
件名：資料差し替えのお願い（誤字修正）
〇〇様
いつもお世話になっております。△△です。
先ほど共有いたしました「〇〇提案資料」に誤字があることが判明しましたので、
修正した最新版をお送りいたします。
大変お手数をおかけしますが、お手元の資料を添付版に差し替えていただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
誤字の場合は短く簡潔で問題ありません。
【例文2】計算ミス・数値の訂正で差し替えたい場合
件名：数値訂正のため資料差し替えのお願い
〇〇様
お世話になっております。△△です。
本日お送りした「売上集計表」に一部計算誤りがございました。
正しい数値に修正した資料を添付しておりますので、
大変恐縮ですが差し替えをお願いいたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
引き続きよろしくお願いいたします。
数値ミスは相手の判断にも影響するため、丁寧に伝えるのがポイントです。
【例文3】画像の解像度が低く、差し替えを依頼するケース
件名：画像差し替えのお願い
〇〇様
いつも大変お世話になっております。△△です。
先日お送りした画像につきまして、解像度が不足していたため、
高解像度のデータを再送いたします。
お手数をおかけしますが、添付の画像に差し替えていただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
画像差し替えは制作業務で頻出のケースです。
【例文4】社内共有資料の差し替えを依頼する場合
件名：社内資料差し替えのお願い
〇〇さん
お疲れさまです。△△です。
本日共有した「〇〇プロジェクト資料」ですが、内容に一部修正が入りました。
最新版を添付しますので、お手数ですが社内フォルダの差し替えをお願いします。
急ぎのお願いとなり恐縮ですが、ご対応いただければ幸いです。
よろしくお願いします。
社内向けはフランクでも礼儀を保つのがポイント。
<h2>【例文5】取引先に送った資料の差し替えをお願いする場合</h2>
件名：資料差し替えのお願い（お詫び）
〇〇株式会社
〇〇様
平素よりお世話になっております。△△です。
先日お送りいたしました提案資料に、一部誤記がございました。
正しい内容に修正したものを添付しております。
お忙しいところ恐れ入りますが、差し替えのご対応をお願いできますと幸いです。
まずはお詫びとお願いまで申し上げます。
取引先への依頼はより丁寧な文章が適切です。
【例文6】期日の関係で至急差し替えをお願いしたいケース
件名：【至急】資料差し替えのお願い
〇〇様
お世話になっております。△△です。
先ほどの資料に誤りが判明したため、修正した最新版をお送りします。
本日中のご確認が必要な内容のため、大変恐縮ですが至急差し替えのご対応をお願いいたします。
お手数をおかけし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
期日が迫っている場合は【至急】を入れて明示します。
【例文7】添付漏れがあり再送・差し替えを依頼するケース
件名：資料差し替えのお願い（添付漏れ）
〇〇様
お世話になっております。△△です。
先ほどのメールで添付ファイルが抜けておりましたため、
改めて正しい資料を添付しお送りいたします。
お手数をおかけして申し訳ございませんが、
こちらを最新版として差し替えていただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
添付漏れはビジネスで非常に多い失敗。丁寧にリカバリーしましょう。
【例文8】外部に公開される資料で差し替えをお願いする場合
件名：公開資料差し替えのお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。△△です。
ホームページ掲載用の資料について、内容に一部修正が入りましたので、
添付の最新版に差し替えていただけますでしょうか。
ご多用のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
外部公開資料は特に慎重に。
【例文9】フォーマットを統一するため差し替えをお願いするケース
件名：資料差し替えのお願い（フォーマット統一）
〇〇様
お世話になっております。△△です。
作成いただいた資料について、社内のフォーマットに合わせる形で調整を行いました。
修正版を添付いたしますので、差し替えのほどお願い申し上げます。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
フォーマット調整は相手の責任ではないため柔らかい表現が望ましいです。
【例文10】プロジェクト進行中の最新版共有として差し替え依頼する場合
件名：最新版への差し替えのお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。△△です。
プロジェクト資料の内容を最新情報に更新いたしました。
最新版を添付いたしますので、お手数ですが差し替えをお願いいたします。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
プロジェクト管理では頻繁に使える定番表現です。
まとめ
差し替えを依頼するメールは、失礼にならないよう 丁寧で簡潔な表現 を心がけることが重要です。
特に、
- 誤りがあれば素直に伝える
- 相手の手間に配慮する表現を入れる
- どの資料を差し替えるか明確にする
- 修正版の添付を忘れない
といったポイントを押さえておくと、相手に良い印象を与えながらスムーズに依頼できます。
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