イベント、懇親会、研修、地域行事などを開催する際には「参加費の徴収」をお願いしなければならない場面が必ずあります。
しかし、お金に関わるお願いは、表現によっては失礼に聞こえてしまったり、誤解を生んでしまうこともあります。だからこそ、ビジネスでも地域活動でも、相手に不快感を与えず、スムーズに支払いをお願いできる文章が重要になります。
この記事では、参加費徴収のお願い文を丁寧に伝えるコツを解説しつつ、メール・文書・掲示などにそのまま使える例文を10種類以上ご紹介します。目的別に使い分けられるため、あなたのシーンにぴったりの文章が必ず見つかります。
読み進めるだけで、すぐに使えるフォーマットが手に入り、文章作成の手間を減らせます。
参加費徴収のお願い文を書くときの基本ポイント
参加費の徴収は、お金に関わる依頼だからこそ、表現が慎重である必要があります。ここでは文章の基本構成と注意点を解説します。
● 相手に配慮した表現を使う
「ご負担いただく」「お納めいただければ幸いです」「恐縮ですが」といったクッション言葉を活用し、柔らかい印象にします。
ストレートな「払ってください」は避けましょう。
● 参加費の目的を明確に伝える
費用の使い道や必要性がわかると、相手も納得しやすくなります。
例：「会場費および資料代として」「飲食代の実費として」など。
● 金額・期限・支払方法を具体的に書く
・金額
・支払い期限
・支払い方法（現金・振込・オンライン決済など）
これらが曖昧だとトラブルの原因になります。
● 失礼にならない締め方をする
例：「ご協力くださいますようお願い申し上げます。」
丁寧に締めることで、依頼文として完成度が高まります。
ビジネス向け・参加費徴収のお願い例文（メールで使える）
●例文1：社内研修の参加費をお願いする場合
社内向けにスムーズに伝えたいときに使える例文です。
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お疲れ様です。
〇〇部の□□です。
来月実施予定の「〇〇研修」につきまして、参加費のご協力をお願い申し上げます。
会場費および資料代として、お一人につき2,000円のご負担をお願いしております。
誠に恐縮ではございますが、〇月〇日までに総務部までお納めいただけますと幸いです。
ご不明点がございましたら、ご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
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●例文2：社外関係者へ丁寧に依頼する文面
外部の取引先など、より丁寧さを求められる場面向け。
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平素より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の□□でございます。
このたび、〇月〇日に開催いたします「〇〇交流会」につきまして、参加費のご案内を申し上げます。
当日は飲食費の実費として、お一人様5,000円を会場受付にて申し受けます。
誠に恐れ入りますが、ご準備のほどお願いできますと幸いです。
当日お会いできますことを心より楽しみにしております。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
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地域活動・PTA・自治会向けの参加費徴収お願い例文
地域や保護者向けには、硬すぎず、理解しやすい文章が好まれます。
●例文3：PTAイベントの参加費依頼
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保護者の皆さまへ
平素よりPTA活動にご協力いただき、誠にありがとうございます。
来月実施予定の「親子ふれあいイベント」開催にあたり、参加費のお願いを申し上げます。
当日の運営費として、1家庭500円のご負担をお願いしております。
参加費は、〇月〇日までに担任へお渡しください。
皆さまのご理解とご協力を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
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●例文4：自治会の行事で参加費を徴収する場合
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自治会の皆さま
いつも自治会活動にご協力いただきありがとうございます。
今年の「夏祭り」開催に伴い、運営費として1世帯あたり1,000円のご負担をお願いしております。
つきましては、〇月〇日までに班長へお渡しくださいますようお願い申し上げます。
何卒ご理解とご協力をお願いいたします。
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イベント・セミナー運営向けの参加費徴収お願い例文
ビジネスセミナーや講座では、プロフェッショナルな印象を与える文章が求められます。
●例文5：セミナーの参加費を案内するメール
――――――――――
〇〇セミナー事務局です。
このたびは「〇〇セミナー」へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
セミナー参加費（3,000円）につきまして、以下の方法にてお支払いをお願いいたします。
【お支払い方法】
・銀行振込
・クレジットカード決済
お手数をおかけいたしますが、〇月〇日までのご入金をお願いいたします。
ご不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。
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●例文6：イベント申し込み後のリマインド
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〇〇イベントへのご参加申し込みありがとうございます。
参加費（4,000円）のご入金がまだ確認できておりませんので、ご案内申し上げます。
既にお手続きいただいている場合は、行き違いの際はご容赦ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
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催促・リマインドで使えるオブラート表現と例文
支払いが遅れている相手には、失礼にならない表現が特に重要です。
●やわらかい催促の表現
・「念のためご案内いたします」
・「お手続き状況の確認のためご連絡しました」
・「すでにお済みの場合はご容赦ください」
●例文7：柔らかい催促メール
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お世話になっております。〇〇事務局です。
参加費（3,000円）につきまして、念のためご連絡申し上げます。
すでにお手続きいただいている場合は、大変失礼いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
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支払い方法別に使える定型文テンプレート
●現金支払いの場合
「当日、受付にてお支払いください。」
「担当者へお渡しいただければ幸いです。」
●振込の場合
「以下の口座へ〇月〇日までにご入金をお願いいたします。」
「恐れ入りますが、振込手数料はご負担いただけますと幸いです。」
●オンライン決済の場合
「お申し込み後に送付される決済URLよりお支払いください。」
「決済完了後に自動返信メールが届きます。」
そのまま使える参加費徴収のお願い文テンプレート（コピペ可）
●例文8：フォーマル
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平素より格別のご協力を賜り、心より御礼申し上げます。
このたびの行事に際し、運営費として参加費〇円をお願いしております。
誠に恐縮ではございますが、〇月〇日までのご対応をお願いいたします。
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●例文9：カジュアル（社内・仲間向け）
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イベント開催のため、参加費〇円のご協力をお願いします！
当日受付で支払う形で大丈夫です。よろしくお願いします。
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●例文10：保護者向け（やさしい文章）
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このたびのイベント実施にあたり、参加費として〇円のご負担をお願い申し上げます。
ご理解とご協力を賜りますよう、よろしくお願いいたします。
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まとめ｜丁寧な言葉遣いで参加費徴収はスムーズになる
参加費の徴収は、相手への配慮がもっとも重要です。
金額・期限・方法を明確にし、クッション言葉を添えるだけで印象が大きく変わります。
この記事で紹介した例文は、ビジネス・PTA・自治会・イベントなど多くの場面で応用できます。
ぜひ、あなたの状況に合わせてアレンジし、相手に不快感を与えないスマートなお願い文として活用してみてください。
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