ビジネスの場では、提出物や申請書、書類、フォーム入力などで「記入漏れ」が発生することは珍しくありません。その際、相手に失礼なく、かつ分かりやすく必要事項の記入をお願いするメールが求められます。とはいえ、「どこまで丁寧に書くべき？」「催促っぽくならないようにするには？」と迷う方も多いでしょう。本記事では、相手に気持ちよく対応してもらえる“記入漏れのお願いメール”の書き方とポイントを解説し、すぐに使える例文を多数紹介します。社内・社外どちらのケースにも使える汎用性の高い内容ですので、ぜひ日常業務にお役立てください。
記入漏れメールを出すときの基本マナー
記入漏れのお願いメールは、場合によっては「相手のミスを指摘する」ことになるため、書き方によっては相手の気分を損ねてしまうことがあります。そのため、以下の3つのポイントを押さえることが大切です。
① 相手を責めない表現にする
「記入されていません」「不足しています」ではなく、
「一部ご記入が確認できませんでした」「念のためご確認いただけますと幸いです」
とやわらかい表現にしましょう。
② どの項目が未記入か明確に伝える
相手がすぐ対応できるよう、
- どの項目か
- どの部分を確認してほしいか
- どの資料か
などを明確にします。
③ 期限・対応方法を端的に添える
例：
「○月○日までにご記入いただけますと助かります。」
「ご記入後、メールにてご返信ください。」
必要な情報をまとめて伝えることで、相手の負担を軽減できます。
記入漏れメールに使える丁寧なクッション言葉
相手の気持ちに配慮し、指摘を柔らかくするための表現をいくつか紹介します。
- 「お手数をおかけして恐縮ですが」
- 「恐れ入りますが念のためご確認をお願いいたします」
- 「差し支えなければご記入をお願いできますでしょうか」
- 「お忙しいところ恐れ入ります」
- 「ご多忙のところ申し訳ございません」
クッション言葉を添えることで、相手への配慮が伝わり、依頼メールの印象が大きく変わります。
記入漏れのお願いメールを構成する基本テンプレート
記入漏れメールは、以下の構成にするとスムーズです。
- 挨拶・お礼
- 書類受領の連絡
- 記入漏れがあった旨を丁寧に伝える
- 未記入部分を明確に提示
- 記入をお願いする
- 期限や返信方法を示す
- 締めの言葉
例）
「書類をお送りいただきありがとうございます。内容を確認したところ、一点だけご記入が確認できない箇所がございましたので、大変恐れ入りますがご対応いただけますと幸いです。」
この流れを意識すれば、誰でも丁寧で失礼のない依頼メールを書くことができます。
すぐ使える！記入漏れのお願いメール例文10選
以下では、ビジネスでそのまま利用できる例文を10種類紹介します。社内向け・社外向け・取引先向けなど、用途別に活用できます。
例文①：最も基本的な記入漏れのお願いメール
件名：ご記入のお願い（提出書類について）
○○様
いつもお世話になっております。△△の□□です。
先日お送りいただいた書類について確認したところ、
「住所欄」 にご記入がないようでした。
お手数をおかけしますが、ご確認のうえご記入いただけますでしょうか。
ご記入後、こちらのメールに添付いただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
例文②：期限を明確に伝える場合
件名：書類のご記入について（ご確認のお願い）
○○様
お世話になっております。△△の□□です。
ご提出いただいた申請書の一部に記入漏れがございましたため、
恐れ入りますが 「緊急連絡先欄」 のご記入をお願いいたします。
業務の都合上、○月○日（水）まで にご対応いただけますと大変助かります。
ご多忙のところ申し訳ございませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
例文③：社内向け・気軽な依頼メール
件名：書類の記入について
○○さん
お疲れ様です、□□です。
提出してもらった書類ですが、
「勤務開始日の欄」 が空欄になっていたので、
確認して記入してもらえる？
完了したらTeamsかメールで送ってください。
よろしくお願いします！
例文④：社外向け・丁寧バージョン
件名：記入項目のご確認をお願いいたします
○○株式会社
○○様
平素より大変お世話になっております。△△の□□です。
先日ご提出いただいた契約書について内容を確認いたしましたところ、
「ご担当者名」 の記入が抜けているようでした。
お手数をおかけしますが、ご確認のうえご記入をお願い申し上げます。
ご記入後、PDFにてご返送いただければ幸いです。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
例文⑤：相手が忙しいと想定して配慮する表現
件名：ご負担にならない範囲でのご確認のお願い
○○様
いつもお世話になっております。□□です。
ご提出いただきました書類を確認したところ、
一点だけ未記入の箇所がございました。
お忙しい中恐縮ですが、
差し支えなければ 「生年月日欄」 のご記入をお願いいたします。
お時間のある際で構いませんので、
どうぞよろしくお願いいたします。
例文⑥：複数の記入漏れがある場合
件名：書類内容のご確認をお願いいたします
○○様
お世話になっております。△△の□□です。
書類を拝見したところ、以下の項目の記入を確認できませんでした。
- 電話番号
- ご住所
- ご署名
恐れ入りますが、ご確認のうえご記入をお願いできますでしょうか。
完了後、再度メールにてお送りいただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
例文⑦：急ぎで対応してほしい場合
件名：記入漏れの件（至急ご対応のお願い）
○○様
いつも大変お世話になっております。□□です。
大変恐れ入りますが、
本日ご提出いただいた書類の 「銀行口座欄」 に記載漏れがございました。
本件は本日の処理に必要なため、
可能であれば 本日中に ご記入いただけますでしょうか。
急なお願いで恐縮ですが、
ご対応のほどよろしくお願い申し上げます。
例文⑧：フォーム入力の記入漏れを依頼
件名：入力内容のご確認をお願いいたします
○○様
お世話になっております。△△の□□です。
お送りいただいたフォーム内容を確認いたしましたところ、
「メールアドレス」 の記入がされていないようでした。
大変お手数ですが、下記URLより追加入力をお願いできますでしょうか。
URL：＿＿＿＿＿＿
どうぞよろしくお願いいたします。
例文⑨：トラブル防止のため補足説明を添える文章
件名：ご記入のお願い（再確認のお願い）
○○様
いつもお世話になっております。□□です。
提出いただいた書類について確認したところ、
「緊急連絡先」 の記載がありませんでした。
こちらは手続き上必須項目となるため、
恐れ入りますがご記入のうえご返送いただけますと幸いです。
ご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
例文⑩：柔らかく誠実に伝えたい場合
件名：書類のご確認をお願いいたします
○○様
いつもお世話になっております。□□です。
送付いただきました書類を確認していたところ、
一点だけ未記入の箇所がございましたので、
念のためご連絡を差し上げました。
大変恐れ入りますが、
「ご署名欄」 にご記入のほどお願い申し上げます。
ご対応いただけましたら幸いです。
引き続きよろしくお願いいたします。
相手が対応しやすくなる「ひと言」テクニック
記入漏れメールを送る際は、以下のひと言を添えると相手が動きやすくなります。
- 「該当箇所にマーカーを引いておりますのでご確認ください。」
- 「再送用のファイルを添付しております。」
- 「該当部分のみ記入いただければ問題ございません。」
- 「返信は本文のみでも結構です。」
- 「ご不明点があればお気軽にご連絡ください。」
こうした気遣いは、相手が「負担なく対応できる」と感じるためとても効果的です。
記入漏れを未然に防ぐための工夫
お願いメールを減らすためには、提出側・受取側双方に工夫ができます。
● チェックリストを添付する
「記入項目一覧」を送ることでミスを減らせます。
● 記入例を見本として提示する
実例があると相手が迷わず記入できます。
● 必須項目に色や枠で強調をする
フォーム・Excel・PDFなどで強調しておくと親切です。
● 自動入力フォームを活用する
Googleフォームや社内ツールを使うと入力漏れを自動でチェックできます。
まとめ
記入漏れのお願いメールは、相手のミスを指摘する形になるため、言葉選びには細心の注意を払う必要があります。
ポイントは以下の3つです。
- 相手を責めず、やわらかく伝える
- 未記入箇所を明確にする
- 期限や対応方法をわかりやすく伝える
本記事で紹介した例文を使えば、どんな状況でも丁寧で失礼のないメールを書けるようになります。ぜひ日々の業務で活用してください。
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