契約書や同意書、申請書など、ビジネスの現場では「ご署名ご捺印をお願い申し上げます」という表現を使う機会が多くあります。
しかし、実際に文書へ記載する際には、どのように書けば丁寧で自然な文章になるのか迷ってしまう方も少なくありません。
本記事では、「ご署名ご捺印をお願いしたいとき」の正しい書き方やメールでの依頼のポイント、実際に使える例文をわかりやすく解説します。
そのまま使えるビジネス向け例文も多数掲載しているため、文章作成が苦手な方でも安心です。ぜひ社内外での依頼文作成にお役立てください。
ご署名ご捺印の依頼文はなぜ丁寧さが重要なのか
「ご署名ご捺印」は、相手に正式な確認や了承を依頼する行為です。
署名や押印は相手に法的責任が生じる場合もあるため、依頼文は 礼儀正しく・丁寧に書くことが必須 です。
また、署名・捺印が必要な書類は、以下のような重要性の高いケースが多いのが特徴です。
- 契約書
- 同意書
- 申請書
- 契約更新の書面
- 個人情報取り扱いに関する書類
- 会社手続きに必要な書類
このような場面で、丁寧さに欠ける文章を送ってしまうと「雑に扱われた」と感じさせてしまう可能性があります。
そのため、依頼文では “お願いする姿勢が伝わる柔らかい表現” が求められます。
「ご署名ご捺印をお願いいたします」の正しい使い方
「ご署名ご捺印」は、相手の行為に敬意を込めた 二重敬語にならない表現 です。
メールや文書の依頼としてそのまま使って問題ありません。
使い方のポイントは以下のとおりです。
● ポイント1：お願いする意図を明確に伝える
何のための書類なのか、相手が迷わないように前置きを入れると親切です。
● ポイント2：期限がある場合は明記する
期日を伝えないと相手が行動しづらいため、なるべく記載しましょう。
● ポイント3：返送方法も簡潔に示す
PDF返送・郵送・持参など、相手の手間を最小限にする配慮が大切です。
● ポイント4：結びの言葉を添える
最後を丁寧に締めることで、文章全体の印象が大きく変わります。
こうしたポイントを押さえるだけで、相手にとって読みやすく、協力しやすい文章に仕上がります。
ご署名ご捺印をお願いする際の注意点
依頼文を書くうえで、特に意識したいポイントをご紹介します。
■ ① 書類名は正確に記載する
契約書や申請書は種類が多いため、「何の書類か」が一目で分かるようにします。
例：
「雇用契約書（2025年度更新版）」
「個人情報取扱に関する同意書」
「駐車場使用申込書」など。
■ ② 印鑑の種類を明記する
社印・実印・認印など、必要な印鑑を明確にしましょう。
誤って不適切な印鑑を押されるトラブルを防げます。
■ ③ 郵送時は返送用封筒を同封する
郵送で返してもらう場合、返信封筒を入れるのはマナーとして非常に良い印象を与えます。
■ ④ PDF返送の場合は押印方法の案内も
「電子署名対応」か「印刷→押印→スキャン」なのかを明確にしておくと親切です。
丁寧な指示を添えることで、相手の負担を大幅に軽減できます。
そのまま使える！ご署名ご捺印の依頼文例【ビジネス向け】
ここからは、実際に使える例文を複数ご紹介します。
文面はメール・文書どちらでも利用できます。
例文①：基本の丁寧な依頼文
平素より大変お世話になっております。
先日お送りいたしました「〇〇契約書」につきまして、ご確認の上、ご署名ご捺印をお願い申し上げます。
お手数をおかけいたしますが、完了後はPDFにてご返送いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
例文②：期限を指定する依頼文
いつもお世話になっております。
ご提出をお願いしておりました「〇〇同意書」につきまして、内容をご確認のうえ、ご署名ご捺印をお願いできますでしょうか。
恐れ入りますが、社内手続きの都合上、〇月〇日（〇）まで にご返送いただけますと助かります。
お忙しいところ恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いいたします。
例文③：郵送返送をお願いする場合
平素よりお力添えをいただき、誠にありがとうございます。
本日お送りいたしました「〇〇申請書」につきまして、ご署名ご捺印のうえ、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
例文④：電子データでの返送を希望する場合
いつもお世話になっております。
添付の「〇〇契約書」について、ご署名ご捺印いただいたのち、PDFにてご返信いただけますと幸いです。
プリントアウトのうえ押印し、スマートフォン等で撮影した画像でご返送いただく形でも問題ございません。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます。
例文⑤：取引先向けのより丁寧な依頼文
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
先般ご案内いたしました「〇〇契約書」に関しまして、ご確認後、ご署名ご捺印をいただきたくご連絡申し上げました。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。
ご不明点等がございましたら、どうぞお気軽にお知らせください。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
相手に配慮した文面の作り方のコツ
ご署名ご捺印をお願いする文書は、丁寧でありながら 簡潔さ も重要です。
ここでは文面を洗練させるポイントを紹介します。
● 無駄な言い回しを避ける
「～していただけますでしょうか」のように長過ぎる文は読みづらくなります。
丁寧さを保ちながら短くまとめるのが理想です。
● 書類の目的を添える
「年度更新のため」「契約締結のため」など、理由を一言添えることで相手が納得しやすくなります。
● 相手の手間を減らす説明をする
返送方法や捺印の場所など、迷いやすい点を事前に案内すると親切です。
● 結びの文章で柔らかく締める
・何卒よろしくお願いいたします
・ご多忙の中恐縮ですが、ご対応いただけますと幸いです
など、柔らかい表現を使うと印象が良くなります。
まとめ：ご署名ご捺印をお願いする文章は「丁寧さ＋明確さ」が鍵
ご署名やご捺印を依頼する文章は、ビジネスの場面では非常に重要なコミュニケーションのひとつです。
丁寧な表現、明確な返送方法、期限などを整えることで、相手にとって負担の少ない依頼文になります。
本記事で紹介した例文は、メール・書面どちらでも使える汎用性の高い内容です。
そのままコピーしてもよし、用途に合わせて調整してもよし。
あなたの業務のスムーズな進行にぜひご活用ください。
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