会社訪問の前には、必ず電話でのアポイントが欠かせません。
しかし、「何をどう伝えればいいのか」「失礼にならない言い方は？」と悩む方も多いのではないでしょうか。
この記事では、会社訪問の電話での正しいマナーと、シーン別の例文を詳しく紹介します。
訪問前のアポイント電話から、当日の連絡、訪問後のお礼まで、ビジネスシーンで好印象を与える会話例をわかりやすくまとめています。
会社訪問の電話をかける前に知っておきたい基本マナー
会社訪問の電話をかける前に、まずは準備を整えることが大切です。
相手企業への敬意を示すために、以下のポイントを意識しましょう。
- 事前に担当者の名前を確認する
担当者の部署と名前を調べておくことで、スムーズに会話が進みます。
「○○部の△△様はいらっしゃいますか」と具体的に尋ねられると印象が良くなります。 - 電話をかける時間帯に注意
始業直後や昼休み、終業間際は避けましょう。
一般的に、10時〜11時半、14時〜16時の間が最も適しています。 - 要件を簡潔にまとめておく
訪問の目的、希望日時、所要時間を整理しておくことで、話がまとまりやすくなります。
メモに書き出しておくのもおすすめです。
<h2>会社訪問のアポイントを取るときの電話例文</h2>
初めて訪問する会社に電話をする際は、第一印象がとても大切です。
落ち着いた口調で、礼儀正しく伝えましょう。
●例文1：取引先への訪問アポイントの場合
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
いつもご協力いただきありがとうございます。
このたび、貴社の新製品について詳しくお話を伺いたく、お時間を頂戴できればと思いご連絡いたしました。
ご都合のよろしい日時をお伺いできますでしょうか。」
ポイント：
相手に「訪問の目的」が伝わるようにすることが重要です。
感謝の言葉を添えると、より丁寧な印象になります。
●例文2：採用担当者への訪問予約の場合
「お忙しいところ失礼いたします。〇〇大学の△△と申します。
貴社の会社説明会に参加させていただきたく、お電話いたしました。
説明会の開催日や、個別に訪問させていただける日程がございましたら教えていただけますか。」
ポイント：
学生や就活生の場合は、名乗りを明確にし、要件を簡潔に伝えることが好印象につながります。
●例文3：取引開始前のご挨拶訪問のお願い
「お世話になっております。株式会社△△の□□と申します。
今後のお取引にあたり、一度ご挨拶に伺いたく存じます。
ご都合のよろしい日時をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
ポイント：
ビジネスの初対面では「ご挨拶に伺いたい」という表現が自然で、柔らかい印象になります。
訪問前日の電話確認の例文
訪問前日には、念のため確認の電話を入れておくと安心です。
誠実な印象を与えることができ、相手にも準備を促せます。
●例文1：前日の確認電話
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。
明日〇時に貴社へ伺う予定ですが、予定通りお伺いしてよろしいでしょうか。」
ポイント：
「確認のためにお電話しました」という一言を添えると、自然な流れになります。
●例文2：担当者が変更になった場合
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。
明日の訪問ですが、担当者が□□に変更となりましたので、ご報告申し上げます。
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。」
ポイント：
相手に迷惑をかけないよう、変更点を早めに伝えることがビジネスマナーです。
当日に連絡が必要になった場合の電話例文
訪問当日に、やむを得ず遅れる・時間を変更するなどの状況が発生することもあります。
その場合は、できるだけ早く、丁寧に連絡しましょう。
●例文1：到着が遅れる場合
「お世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
本日〇時にお伺いする予定でしたが、交通事情により10分ほど遅れそうです。
誠に申し訳ございません。到着次第すぐにご連絡いたします。」
ポイント：
遅れる理由を簡潔に伝え、到着予定時間を明確にすることが大切です。
●例文2：体調不良などで訪問を延期する場合
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。
大変恐縮ですが、体調不良のため本日の訪問を延期させていただけますでしょうか。
改めて日程を調整させていただければ幸いです。」
ポイント：
「延期」「再調整」といった前向きな言葉を使うと、誠実な印象を与えます。
訪問後のお礼電話の例文
訪問が終わったあとも、感謝の気持ちを伝えることで信頼関係が深まります。
電話でもお礼を伝えることで、誠実な印象を残せます。
●例文1：商談後のお礼電話
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。
本日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
ご提案の内容について、社内で検討のうえ改めてご連絡いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。」
ポイント：
感謝の気持ちと今後の流れを伝えることで、相手に安心感を与えます。
●例文2：面接後・採用関連のお礼電話
「本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接を通して貴社の事業内容により一層興味を持ちました。
結果のご連絡をお待ちしております。今後ともよろしくお願いいたします。」
ポイント：
感想を簡潔に伝え、好印象で締めくくることが大切です。
電話応対で好印象を与えるためのポイント
会社訪問の電話は、単なる連絡手段ではなく、相手に与える印象を決める大切な場面です。
以下のポイントを意識すると、よりスムーズで丁寧な対応ができます。
- 声のトーンを明るく保つ
落ち着いた声で、はっきりと話すことが信頼につながります。 - 「間」を大切にする
相手がメモを取ったり考えたりする時間を尊重し、ゆっくりと話すことが大切です。 - 感謝の言葉を忘れない
どんな短い電話でも、「ありがとうございます」を必ず入れると印象が格段に良くなります。 - 最後まで丁寧に締める
「失礼いたします」と言ってから通話を終えることで、社会人としてのマナーを示せます。
まとめ
会社訪問の電話は、あなたの第一印象を決める大事なビジネスマナーです。
訪問前のアポイントから、当日の連絡、お礼まで、すべての場面で「相手への配慮」を意識することがポイントです。
- 訪問の目的を明確に伝える
- 相手の時間を尊重する
- 感謝の気持ちを言葉にする
この3点を守れば、どんなシーンでも失礼のない電話応対ができます。
この記事の例文を参考に、ぜひ自信を持って会社訪問の電話をかけてみてください。
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