社内業務の中でも、経理への請求書処理の依頼は頻繁に発生します。
しかし、「いつまでに処理してほしいのか」「どの書類が必要なのか」を曖昧に伝えてしまうと、処理の遅れや確認のやり取りが増え、結果として業務効率を下げてしまいます。
また、経理は締め日や支払日など厳密なスケジュールで動いているため、依頼の仕方によっては相手に負担をかけてしまうこともあります。
本記事では、経理に請求書処理をお願いする際に押さえておきたい基本的な考え方から、すぐに使える依頼メール文例まで、ビジネスシーンで役立つ内容をわかりやすく解説します。
丁寧さと分かりやすさを両立させたメールの書き方を身につけ、スムーズな社内連携につなげましょう。
経理に請求書処理を依頼するメールの基本姿勢
経理への依頼メールを書く際に最も大切なのは、「お願いする立場である」という意識を持つことです。
同じ社内であっても、経理は全社の支払いや会計処理を担う重要な部署です。
そのため、指示口調や一方的な依頼ではなく、配慮のある表現を心がける必要があります。
また、経理業務は締め日・支払日・月次処理などのスケジュールに強く影響されます。
請求書処理を依頼する場合は、いつまでに処理してほしいのかを明確に伝え、可能であれば理由も簡潔に添えると親切です。
請求書処理依頼メールに必ず含めたい要素
請求書処理をお願いするメールには、最低限以下の要素を含めると、経理側が迷わず対応できます。
・依頼の目的（請求書処理の依頼であること）
・請求書の概要（取引先名、金額、対象期間など）
・支払期限や希望処理日
・添付書類の有無
・お礼や配慮の一言
これらを押さえることで、やり取りの回数を減らし、業務を円滑に進めることができます。
丁寧さを保つための言葉遣いと表現のポイント
経理への依頼メールでは、クッション言葉を適切に使うことが重要です。
いきなり「請求書を処理してください」と書くのではなく、
「お忙しいところ恐れ入りますが」
「お手数をおかけいたしますが」
といった前置きを入れるだけで、印象は大きく変わります。
また、依頼の締めくくりには「何卒よろしくお願いいたします」などの丁寧な結びを忘れないようにしましょう。
基本的な請求書処理依頼メール文例
経理への依頼として、最も汎用的に使える基本形の文例です。
お忙しいところ恐れ入ります。
〇〇部の〇〇です。
下記の請求書につきまして、処理をお願いしたくご連絡いたしました。
取引先名：〇〇株式会社
請求金額：〇〇円
支払期限：〇年〇月〇日
請求書は本メールに添付しておりますので、ご確認のうえご対応いただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
支払期限が迫っている場合の依頼メール文例
支払期限が近い場合は、事情を簡潔に伝えつつ、丁寧さを保つことが重要です。
お忙しいところ恐れ入ります。
〇〇部の〇〇です。
急なお願いで大変恐縮ですが、下記請求書の処理につきましてご対応をお願いできませんでしょうか。
取引先名：〇〇株式会社
請求金額：〇〇円
支払期限：〇年〇月〇日
期限が迫っており、ご負担をおかけしてしまい申し訳ありません。
可能な範囲でご対応いただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
月末・月初に依頼する場合のメール文例
月末や月初は経理が特に忙しい時期です。
その点に配慮した一文を入れることで、印象が良くなります。
お忙しい時期に恐れ入ります。
〇〇部の〇〇です。
月次処理でご多忙のところ恐縮ですが、下記請求書の処理をお願いしたくご連絡いたしました。
取引先名：〇〇株式会社
請求金額：〇〇円
請求書は添付のとおりです。
お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
添付書類が複数ある場合の依頼メール文例
請求書以外に見積書や納品書などがある場合は、その旨を明確に伝えます。
お世話になっております。
〇〇部の〇〇です。
下記案件の請求書処理につきまして、お願い申し上げます。
請求書のほか、見積書および納品書もあわせて添付しております。
書類が複数ありお手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
修正や差し替えを伴う請求書処理の依頼メール文例
修正依頼がある場合は、理由を簡潔に説明することが大切です。
お忙しいところ恐れ入ります。
〇〇部の〇〇です。
先日お送りした請求書につきまして、金額修正が発生したため、差し替え版をお送りいたします。
お手数ですが、こちらの請求書にて処理をお願いいたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。
経理への負担を減らすために意識したいポイント
請求書処理の依頼は、単にメールを送れば終わりではありません。
事前に書類の不備がないか確認する、支払期限に余裕を持って依頼するなど、依頼する側の配慮が重要です。
こうした小さな心がけが、経理との信頼関係を築き、結果として自分の業務もスムーズに進めることにつながります。
まとめ
経理に請求書処理をお願いする依頼メールは、丁寧さと分かりやすさが何より重要です。
依頼内容を明確に伝え、相手の業務状況に配慮した表現を心がけることで、不要な確認やトラブルを防ぐことができます。
本記事で紹介したポイントや文例を活用し、円滑な社内コミュニケーションを実現してください。
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