ネット通販を利用していると、稀に「注文と違う商品が届いた」「破損した状態で届いた」といったトラブルに遭遇することがあります。そんなときに必要なのが、販売店へ送る「返品依頼メール」です。しかし、クレームになりすぎず、かといって事実をきちんと伝えるバランスが難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ネット通販の返品依頼メールの基本ポイントから、商品違い・不良品といったケース別の例文までわかりやすく解説します。コピーしてそのまま使えるテンプレートも多数紹介しますので、丁寧でスムーズなやり取りにぜひご活用ください。
ネット通販の返品依頼メールはなぜ丁寧に書くべきか
ネット通販の返品依頼メールを書くとき、感情的に伝えてしまうと、相手とのやり取りが長引いてしまったり、返金・交換の対応が遅れてしまうことがあります。販売店側も「状況を正確に把握したい」と考えており、丁寧でわかりやすい文章が届くほどスムーズに対応できます。
また、ネット通販では、購入者と販売者の顔が見えないため、メール本文の印象がそのまま“態度”として受け取られます。
そこで重要なのは次の3つのポイントです。
- 事実を冷静に伝える
- 必要な情報（注文番号・名前・写真など）を明示する
- 相手の手間を思いやる丁寧な表現にする
これらを押さえることで、返品・交換手続きを早く進められ、気持ちのよい取引につながります。
返品依頼メールに必ず入れるべき基本情報
返品依頼メールでは、最低限以下の情報を明記しましょう。
1. 注文番号・注文日
同じ商品を大量に扱うショップでは、誰の注文かを特定するうえで必須の情報です。
2. 氏名・連絡先
会員登録している場合でも、本文に入れておくと確認がスムーズになります。
3. 不具合・商品違いの内容
「どのような問題が発生したのか」を客観的に記載します。
例：外箱の破損、電源が入らない、色違いが届いた など。
4. 希望する対応（返品・交換・返金など）
相手が提案しやすくなるため、希望する対応を添えることをおすすめします。
5. 写真の添付（可能な場合）
不良品や破損の証拠は、メール本文に記載するだけでなく、写真を添付するとより正確です。
商品違いが届いたときの返品依頼メール例文
ここでは、誤配送・色違いなど「注文内容と異なる商品が届いた」場合のメール例文を紹介します。
丁寧で落ち着いた文面にすることで、相手に伝わりやすく、対応も早くなります。
例文①：注文と違う商品が届いた場合（基本）
件名：注文商品の相違について（注文番号：XXXX）
○○ショップ
カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
先日、御社オンラインショップで以下の商品を注文した○○（氏名）と申します。
【注文番号】XXXX【注文商品】ABC Tシャツ／ブラック／Mサイズ【届いた商品】ABC Tシャツ／ネイビー／Mサイズ【注文日】〇月〇日
本日商品を受け取りましたが、注文内容とは異なる色の商品が届きました。
お手数をおかけいたしますが、正しい商品への交換、もしくは返品の対応についてご案内いただけますと幸いです。
確認用に、届いた商品の写真を添付しております。
どうぞよろしくお願いいたします。
○○（氏名）
メールアドレス：XXXXX
例文②：ギフト用で急ぎの場合（丁寧＆急ぎ対応）
件名：注文商品相違のため交換希望（注文番号：XXXX）
○○ショップ様
いつもお世話になっております。
注文番号XXXXにて○○を購入した○○と申します。
本日届いた商品を確認したところ、注文したものとは異なる商品が届いていました。
ギフトとして使用する予定があり、可能であれば早めの交換対応をお願いできればと存じます。
写真を添付しておりますので、ご確認のほどお願いいたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。
不良品が届いたときの返品依頼メール例文
商品の破損・初期不良があった場合は、落ち着いて事実を伝えることが大切です。
販売店側も確認作業のため、写真を求められることが多いため、最初から添付しておくとスムーズです。
例文③：外箱の破損や汚れがある場合
件名：不良品の可能性について確認（注文番号：XXXX）
○○ショップ
カスタマーサポートご担当者様
お世話になっております。
先日注文した商品について、外箱に大きな破損が見られましたためご連絡いたします。
【注文番号】XXXX【商品名】○○○○【状況】外箱の角が潰れており、開封部分が破れている状態
商品本体にも影響がないか心配しております。
お手数をおかけしますが、交換もしくは返品の対応をご相談させていただければと思います。
確認用の写真を添付しております。
どうぞよろしくお願いいたします。
○○（氏名）
例文④：商品が動作しない・機能しない場合
件名：商品の初期不良について（注文番号：XXXX）
○○ショップ様
お世話になっております。
注文した商品が動作しなかったため、ご連絡差し上げました。
【注文番号】XXXX【商品名】○○○○【不具合内容】電源が入らない／ボタンを押しても反応しない
使用方法を確認しても改善しないため、初期不良の可能性があると考えております。
交換対応を希望しておりますが、御社の指示に従いますので、今後の手続き方法をご案内いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
返品時に気をつけるべきポイント
返品依頼メールを送る際は、次の点に注意するとトラブルを避けやすくなります。
● 強い言い方をしない
不具合があっても、まずは冷静に。
事実を淡々と伝えるほうが早く解決します。
● 自己判断で返送しない
ショップによって返送先が異なるため、必ず指示を受けてから返送します。
● 梱包材は捨てずに保管しておく
メーカー保証や配送業者の補償が必要な場合、外箱が必須となることがあります。
● 証拠写真は複数枚撮る
破損の状況は、角度を変えて撮ると相手が理解しやすくなります。
丁寧な言い回しに変換する便利フレーズ集
返品メールでは、直接的な表現より、柔らかい言い回しを使うと印象がよくなります。
| 直接的な表現 | 丁寧な言い換え |
|---|---|
| 間違っています | 相違がございました |
| 不良品でした | 初期不良の可能性がございます |
| 早く対応してください | お早めにご対応いただけますと幸いです |
| 困っています | 少々戸惑っております |
| 返品します | 手続きについてご教示いただけますか |
ブログ記事の見栄えを整える際にも活用できます。
まとめ
ネット通販で商品違いや不良品が届くと不安になりますが、丁寧でわかりやすいメールを送ることで、スムーズに解決することができます。
返品依頼メールでは、
- 注文番号・状況・希望する対応を明確に伝える
- 写真を添付して証拠を示す
- 相手への配慮を忘れず、丁寧な言い回しを使う
といったポイントが重要です。
本記事の例文やフレーズを活用すれば、落ち着いて適切な対応ができるはずです。
ネット通販を安心して利用するためにも、困ったときは本記事を参考にしてみてください。
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