仕事での「電話発注」は、スピード感と正確さが求められる大切なコミュニケーションです。
メールよりも早くやり取りできる一方で、口頭でのやり取りは聞き間違いや伝達ミスが起こりやすいため、丁寧な言葉遣いと確認の流れが重要になります。
この記事では、電話で発注する際の基本マナーから、具体的な会話例文、注意すべきポイントまで詳しく解説します。
初心者の方でもすぐに使える実践的なフレーズを紹介するので、安心して発注業務に臨めるようになります。
電話での発注の基本マナー
電話での発注は、ただ「注文します」と伝えるだけでは不十分です。
取引先との信頼関係を築くためには、ビジネスマナーに沿った対応が欠かせません。
まず大切なのは「名乗り」と「目的の明確化」です。
電話をかけたら、
「いつもお世話になっております。株式会社○○の△△と申します。」
と丁寧に名乗りましょう。
続いて、電話の目的をすぐに伝えることがポイントです。
「本日は、商品の発注についてお電話いたしました。」
と要件を簡潔に伝えることで、相手が対応しやすくなります。
さらに、発注内容を伝える際には次の3点を意識します。
- 品名・型番・数量を明確に伝える
- 納期や配送先を確認する
- 復唱と最終確認を行う
これらを守ることで、聞き間違いや手配ミスを防ぐことができます。
電話発注で使える基本フレーズ例
発注の電話でよく使われる定型的なフレーズを紹介します。
覚えておくと、どんな場面でも落ち着いて対応できるようになります。
名乗りと要件の伝え方
- 「いつもお世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。」
- 「本日は、商品の発注についてお電話いたしました。」
注文内容の伝え方
- 「御社の〇〇（商品名）を〇〇個、お願いしたいと思います。」
- 「型番△△の商品を、来週月曜日までに納品いただけますでしょうか。」
確認・復唱の際の言い回し
- 「念のため、内容を確認させていただきます。」
- 「〇〇の商品を〇〇個、納期は〇月〇日でお間違いないでしょうか。」
感謝と締めの挨拶
- 「お忙しいところありがとうございました。よろしくお願いいたします。」
- 「それでは、よろしくお願いいたします。失礼いたします。」
実際の発注電話の会話例文
ここからは、実際のやり取りを想定した会話形式の例文を紹介します。
状況別に3つのパターンを見ていきましょう。
例文①：初めて取引する相手への発注
発注側（A社・田中）：
「お世話になります。株式会社A商事の田中と申します。初めてお電話いたします。」
「本日は、御社の商品について発注のお願いでお電話いたしました。」
受注側（B社・担当者）：
「ありがとうございます。内容をお伺いします。」
発注側：
「品番1234のノートパソコンを10台、来週金曜日までに納品いただけますでしょうか。」
受注側：
「かしこまりました。確認いたしますので少々お待ちください……在庫ございます。納期は〇月〇日で問題ありません。」
発注側：
「ありがとうございます。それではその日程でお願いいたします。」
「お見積書をメールでいただけますでしょうか。」
受注側：
「承知しました。すぐにお送りいたします。」
発注側：
「助かります。ありがとうございます。それではよろしくお願いいたします。」
例文②：定期的な発注をする場合
発注側（C社・山本）：
「いつもお世話になっております。C商会の山本です。」
「今月分の発注でお電話いたしました。」
受注側（D社・担当者）：
「いつもありがとうございます。内容をお願いします。」
発注側：
「型番5678のインクカートリッジを20個、型番9101のトナーを5個お願いいたします。」
「納期は来週の水曜日でお願いできますか。」
受注側：
「承知しました。〇月〇日に納品可能です。」
発注側：
「ありがとうございます。ではその日でお願いいたします。」
受注側：
「いつもありがとうございます。納品書と請求書は同梱でよろしいでしょうか。」
発注側：
「はい、同梱でお願いいたします。」
「それではよろしくお願いいたします。」
例文③：納期の変更を含む発注依頼
発注側（E社・佐藤）：
「お世話になります。E産業の佐藤です。」
「先日お願いした部品の追加発注をお願いしたくお電話いたしました。」
受注側（F社・担当者）：
「ありがとうございます。内容をお願いします。」
発注側：
「型番A-300を5個追加でお願いしたいのですが、前回同様に〇月〇日納品で可能でしょうか。」
受注側：
「確認いたします……申し訳ありません、その日は難しいのですが、翌日の〇月〇日なら対応可能です。」
発注側：
「承知しました。それでは〇月〇日納品でお願いいたします。」
受注側：
「ありがとうございます。納品書を前回分とまとめてお送りいたします。」
発注側：
「助かります。どうぞよろしくお願いいたします。」
電話発注で気をつけたいポイント
電話での発注はスピーディーですが、トラブルも起こりやすいものです。
以下のポイントを押さえておきましょう。
- メモを必ず取りながら話す
→ 商品名や数量、納期など、聞き間違いを防ぐため。 - 相手の復唱を促す
→ 「内容を確認させていただいてもよろしいでしょうか」と促すのが丁寧。 - 日付・数量・金額ははっきり伝える
→ 「5個」なのか「50個」なのか、数字はゆっくり明確に。 - 口頭で終わらせず、メールやFAXで確認書を送る
→ 電話だけでは証拠が残らないため、書面での確認が安全。 - 相手の都合を考慮して電話する
→ 朝一や昼休み、終業直前などは避けるのがマナー。
よくある失敗例と対処法
電話発注でよくあるトラブルの例も紹介します。
- 聞き間違いによる発注ミス
→ 対策：復唱の徹底。「A型ではなくB型でよろしいでしょうか」と確認。 - 納期トラブル
→ 対策：希望納期と相手側の回答を必ずメモし、メールで再確認。 - 担当者不在で伝達漏れ
→ 対策：必ず「伝言メモ」か「折り返し」を依頼。
これらの小さな確認を怠ると、取引先との信頼関係に影響します。
丁寧なやり取りが、長期的なビジネスの成功につながります。
まとめ
電話での発注は、スピードと信頼が求められる重要な業務です。
名乗りから要件の伝え方、確認、締めの挨拶までを意識することで、誤解やミスを防ぐことができます。
- 名乗りと目的を明確にする
- 発注内容は「品名・数量・納期」を正確に伝える
- 復唱と書面確認でトラブルを防ぐ
日々の業務の中で何度も行う電話発注ですが、丁寧な言葉遣いと確認の積み重ねが、信頼されるビジネスパーソンへの第一歩です。
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