予約や依頼をキャンセルする際には、相手に迷惑をかけてしまうことが多いため、丁寧で誠意あるお詫びが欠かせません。
特にビジネスや取引先、イベントなどの場面では、言葉選び一つで印象が大きく変わります。
本記事では、「キャンセルのお詫び」を伝える際の基本マナーと、状況別の例文をわかりやすく紹介します。
「メールでどんな文面にすればいいかわからない」「相手に失礼のない断り方をしたい」という方に役立つ内容です。
キャンセルのお詫びとは？誠意を伝える3つの基本ポイント
キャンセルのお詫びは、単に「すみません」と謝るだけでは十分ではありません。相手に与えた不便を理解し、今後の関係を良好に保つための配慮が大切です。以下の3点を意識しましょう。
- 理由を簡潔に説明する
長々と書く必要はありませんが、「体調不良」「急な出張」など、納得できる理由を添えると誠実さが伝わります。 - 迷惑をかけたことへの謝罪を明確にする
「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」「お手数をおかけしてしまい恐縮しております」など、相手への配慮を示す言葉を入れます。 - 今後の対応や代替案を示す
「別日で再調整させてください」「次回改めてお願いできれば幸いです」など、フォローの姿勢を見せると印象が良くなります。
ビジネスで使えるキャンセルお詫びメールの例文
例文①：商談・打ち合わせをキャンセルする場合
件名：打ち合わせ日程変更のお願い
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
誠に恐縮ですが、急な出張が入ったため、○月○日に予定しておりました打ち合わせを一旦キャンセルさせていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中お時間をいただいていたにもかかわらず、このようなお願いとなり誠に申し訳ございません。
つきましては、改めて日程を調整させていただければと存じます。
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒ご容赦のほどよろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社△△
□□ 太郎
メール：xxxx@xxxx.com
―――――――――――――
プライベートで使えるキャンセルお詫びの例文
例文②：友人との約束をキャンセルする場合
○○ちゃん
ごめんね！
明日のランチ、すごく楽しみにしてたんだけど、体調を崩してしまって行けそうにないの…。
せっかく予定を合わせてもらったのに本当に申し訳ない。
また体調が戻ったら、改めてごはん行かせてね！
急で迷惑かけちゃってごめん。
ポイントは、堅苦しすぎず、でも誠意を込めること。親しい間柄でも「申し訳ない」「また改めて誘いたい」という気持ちを入れると印象が良くなります。
イベントや予約をキャンセルする際の例文
例文③：レストラン予約のキャンセル
件名：予約キャンセルのお願い（〇月〇日 19時〜）
レストラン〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日19時から2名で予約しておりました△△と申します。
誠に恐縮ですが、急用のため当日の来店が難しくなり、予約をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となりご迷惑をおかけし申し訳ございません。
また改めて伺わせていただければと存じます。
どうぞよろしくお願いいたします。
△△（氏名）
電話番号：xxx-xxxx-xxxx
キャンセルの連絡は、できるだけ早めに行うことが大切です。直前になってしまう場合は「直前のご連絡となり…」と一言添えることで印象が柔らかくなります。
取引・契約関係のキャンセルお詫び例文
例文④：サービス・契約を見送る場合
件名：ご提案に関するお詫びとお断りのご連絡
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の□□です。
このたびはご提案をいただき誠にありがとうございました。
社内で検討を重ねました結果、今回は見送らせていただくこととなりました。
お時間を割いてご説明いただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。
また機会がございましたら、ぜひご相談させていただければと存じます。
今後とも何卒よろしくお願いいたします。
―――――――――――――
株式会社△△
□□ 太郎
―――――――――――――
取引や契約のキャンセルでは、「感謝」「謝罪」「今後への期待」の3点を入れるとビジネス関係が円滑に続きます。
急な体調不良でのキャンセル例文
例文⑤：セミナーや講演を欠席する場合
件名：本日のセミナー欠席のお詫び
〇〇株式会社
セミナー運営事務局御中
お世話になっております。△△と申します。
本日参加予定のセミナーについて、体調不良のためやむを得ず欠席させていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となりご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
今後の資料配布や録画視聴などの機会がございましたら、ぜひ拝見させていただければ幸いです。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
△△（氏名）
「やむを得ない事情」であっても、一言お詫びと感謝を添えることが信頼維持の鍵です。
丁寧な印象を与えるお詫びの言い回し集
| シーン | 言い回し例 |
|---|---|
| 迷惑をかけた時 | ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません |
| 相手の時間を奪った時 | お忙しい中お時間をいただいていたのに恐縮でございます |
| 急なキャンセルの場合 | 直前のご連絡となり大変申し訳ございません |
| 再調整をお願いする時 | 改めて日程を調整させていただければ幸いです |
| 感謝を伝える時 | ご理解とご配慮に心より感謝申し上げます |
これらの言い回しを組み合わせることで、どのような場面でも柔軟に対応できます。
お詫びメールを送るタイミングとマナー
- できるだけ早く連絡する
予定が変わった時点で、すぐに連絡しましょう。相手が予定を調整しやすくなります。 - 電話＋メールでフォローする
重要な商談や面接などでは、メールだけでなく電話でも一言伝えるとより丁寧です。 - 相手の立場に立つ
「相手がどんな準備をしていたか」を考えると、自然に言葉が丁寧になります。
まとめ
キャンセルのお詫びは、相手への思いやりと誠意を示す重要なコミュニケーションです。
言葉を丁寧に選ぶことで、たとえ予定を変更しても、信頼関係を保つことができます。
大切なのは、
- 理由を明確に
- 謝罪をしっかり伝える
- 今後のフォローを忘れない
この3つのポイントを意識すれば、どんな場面でも失礼のない対応ができます。
キャンセルは誰にでも起こり得ること。誠実な一文で、良好な関係を築いていきましょう。
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