契約をキャンセルする場面は、仕事でもプライベートでも突然やってくるものです。
しかし、伝え方を間違えると「信頼を損なう」可能性があり、慎重な対応が求められます。
本記事では、契約キャンセルの伝え方の基本マナーから、ビジネス・個人・メール別の例文まで詳しく紹介します。
どんな場面でも印象を悪くせず、誠実に気持ちを伝えるコツを学びましょう。
契約キャンセルを伝える前に確認すべき3つのポイント
契約をキャンセルする際は、まず次の3点を確認しましょう。
- 契約書や利用規約を確認する
キャンセルが可能な時期や条件、違約金の有無などを必ずチェックしましょう。
特に法人契約やサービス契約では、期限や条件が細かく定められていることがあります。 - なるべく早く連絡する
相手が準備を進めている可能性があるため、決定したらすぐに連絡を入れるのが誠実です。
遅くなるほど迷惑が大きくなり、トラブルにつながりやすくなります。 - 誠意をもって謝罪の言葉を添える
たとえルール上問題がなくても、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」と一言添えることで印象は大きく変わります。
ビジネスで使える契約キャンセルの例文
例文1：商談後の契約を見送る場合
件名：契約見送りのご連絡
株式会社〇〇
営業部 △△様いつも大変お世話になっております。株式会社□□の□□でございます。
先日のご提案について社内で慎重に検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。
ご提案いただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に恐縮ではございますが、
今後の参考にさせていただきたく存じます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具
このように、感謝 → 理由 → 謝意の順に書くと、丁寧で誠実な印象になります。
例文2：契約締結直前にキャンセルする場合
件名：契約キャンセルのお願い
株式会社〇〇
営業部 △△様お世話になっております。株式会社□□の□□です。
このたびご提示いただいた契約書につきまして、
社内事情により今回は契約を見送らせていただくこととなりました。ご準備いただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。
今後ともご縁がございましたら、ぜひお取引をお願い申し上げます。
「今後のご縁」など、関係を断ち切らない表現を使うのがポイントです。
例文3：継続契約を解約・キャンセルする場合
件名：契約更新キャンセルのご連絡
株式会社〇〇
担当 △△様平素より大変お世話になっております。□□株式会社の□□でございます。
現在ご契約中の「〇〇サービス」につきまして、
契約満了日（○月○日）をもって更新を行わないことを決定いたしました。長期間にわたりご支援いただき、誠にありがとうございました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
ここでは「契約満了日を明記」し、曖昧にならないようにすることが重要です。
個人向けの契約キャンセル例文
例文4：習い事やサービスの解約
件名：レッスン契約キャンセルのお願い
○○教室
担当 △△様お世話になっております。受講生の□□です。
諸事情により、○月末をもってレッスン契約を終了させていただきたくご連絡いたしました。
急なお願いとなり誠に恐縮ですが、手続き方法をご案内いただけますでしょうか。
これまでのご指導に心より感謝申し上げます。
感謝をしっかり伝えることで、円満な関係を保ちながらキャンセルができます。
例文5：通販や予約のキャンセル
件名：ご注文キャンセルのお願い
〇〇ショップ ご担当者様
お世話になっております。□□と申します。
注文番号：123456 に関しまして、誤って注文してしまったため、キャンセルをお願い申し上げます。
すでに発送済みの場合はその旨ご連絡ください。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
注文番号や詳細を明記すると、スムーズに処理されます。
契約キャンセルのメールを書くときのマナー
- 件名で意図を明確にする
「契約キャンセルのお願い」「契約見送りのご連絡」など、目的がひと目で分かる件名にしましょう。 - 相手の立場を配慮する言葉を入れる
たとえば「ご迷惑をおかけし恐縮ですが」「お手数をおかけいたしますが」などのクッション言葉が有効です。 - 理由は簡潔に述べる
「社内事情により」「予算の都合で」など、詳細を避けつつ誠意を示すのがポイントです。 - 再発防止や今後への言及を添える
「次回の機会にはぜひ」「今後ともご縁があれば」など、前向きな印象で締めましょう。
電話で契約キャンセルを伝える場合の話し方
メールの前に電話で伝えることが必要な場合もあります。
その場合の流れは次の通りです。
- あいさつと自己紹介：「いつもお世話になっております。□□株式会社の□□です。」
- 要件を簡潔に伝える：「本日は契約の件でご相談がありましてご連絡いたしました。」
- キャンセルの意思を伝える：「誠に恐縮ですが、今回の契約を見送らせていただくことになりました。」
- 謝罪と感謝を述べる：「ご準備いただいたにもかかわらず、申し訳ございません。これまでのご対応に感謝申し上げます。」
この順序を守ると、相手の印象を損なわずスムーズに伝えられます。
契約キャンセルのNG表現と注意点
キャンセルを伝える際、以下のような表現は避けましょう。
- 「やっぱりやめます」→ カジュアルすぎて失礼な印象。
- 「もう不要になりました」→ 冷たく感じる言い回し。
- 「他社に決めたので」→ 正直すぎて角が立つことがある。
代わりに、
- 「社内方針の変更により」
- 「諸事情により今回は見送らせていただくことに」
といった柔らかい表現を使うのがおすすめです。
まとめ
契約キャンセルを伝える際に大切なのは、
「誠実さ」「スピード」「丁寧な言葉遣い」の3つです。
相手に迷惑をかける可能性があることを意識し、
感謝と謝意を忘れずに伝えましょう。
本記事で紹介した例文を参考にすれば、
どんな場面でも落ち着いて、印象よくキャンセルの意向を伝えることができます。
コメント