ビジネスシーンでは、電話を受けた相手が不在の場合や、こちらから折り返す必要がある場面がよくあります。
しかし、「どんな言い方をすれば丁寧か」「タイミングはいつが良いか」と悩む方も多いでしょう。
本記事では、折り返し電話の基本マナーから、状況別の丁寧な例文までをわかりやすく紹介します。
社会人として恥ずかしくない対応を身につけ、相手に好印象を与える電話応対を目指しましょう。
折り返し電話とは？基本の意味と目的
「折り返し電話」とは、相手からの電話に対して後ほどこちらからかけ直すことを意味します。
ビジネスでは、相手が忙しくて出られなかった場合や、担当者が不在の場合に「折り返し電話をお願いする」「折り返し電話をする」場面がよくあります。
折り返し電話の目的は、
- 相手に迅速に対応する姿勢を示す
- 伝達漏れや誤解を防ぐ
- 信頼関係を保つ
といった点にあります。
単なる「かけ直し」ではなく、「相手への配慮」が重要なマナーです。
折り返し電話の基本マナー
ビジネスシーンでの折り返し電話には、いくつかの基本ルールがあります。以下のポイントを押さえておきましょう。
1. できるだけ早くかけ直す
相手が電話をしてきたということは、何かしらの要件があるということです。
できるだけ早いタイミング（理想は30分以内、遅くとも当日中）で折り返しましょう。
2. 自分の名前と要件を明確に伝える
折り返す際は「○○会社の△△と申します。先ほどお電話をいただいた件で折り返しました」と、名乗りと目的をセットで伝えるのが基本です。
3. 相手が不在の場合はメッセージを残す
電話をかけても相手が出ない場合は、伝言メモや留守番電話に「折り返しの件でお電話しました」と残すと丁寧です。
4. 時間帯に注意する
営業時間外やお昼休みの時間帯など、相手が対応しづらい時間は避けましょう。特に初めての相手には注意が必要です。
折り返し電話の基本例文（自分からかける場合）
例文①：一般的な折り返し電話
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△と申します。
先ほどお電話をいただいた件で、折り返しご連絡いたしました。」
シンプルで万能に使える表現です。取引先や上司など、どの相手にも使えます。
例文②：担当者として折り返す場合
「お世話になっております。株式会社〇〇の△△でございます。
〇〇様からお電話をいただいたと伺い、担当として折り返しご連絡いたしました。」
自分が担当者である場合には、このように「担当」と明示すると相手に安心感を与えます。
例文③：相手が不在だったため後ほど折り返す場合
「〇〇様がお席を外されているとのことでしたので、改めて折り返しのお電話を差し上げます。
ご都合の良いお時間をお伺いしてもよろしいでしょうか。」
相手の状況を確認し、時間を合わせる姿勢を見せることで、より丁寧な印象になります。
折り返し電話をお願いする場合の例文
例文④：自分がかけたが担当者不在だった場合
「恐れ入りますが、〇〇様に折り返しお電話をいただけますでしょうか。
私、株式会社△△の□□と申します。
ご連絡先は○○-○○○○-○○○○でございます。」
折り返しをお願いする際は、相手に手間をかけることになるため、できるだけ丁寧な言い回しを使うことが大切です。
例文⑤：相手が多忙な場合を考慮してお願いする
「お忙しいところ恐れ入ります。
ご都合のよろしいタイミングで結構ですので、〇〇様から折り返しお電話をいただけますと幸いです。」
「ご都合のよろしいタイミングで」と添えることで、相手にプレッシャーを与えず柔らかい印象になります。
折り返し電話を受けた際の例文
例文⑥：相手から折り返しをもらった場合
「お忙しいところ折り返しいただきありがとうございます。
先ほどの件についてご相談させてください。」
最初にお礼を述べてから本題に入るのがマナーです。
例文⑦：別の人が対応した場合
「〇〇は現在席を外しております。戻りましたら、折り返しご連絡させていただきます。」
電話を受けた人が代理で応対する場合の基本フレーズです。ビジネスマナーとしてよく使われます。
メールで折り返し電話を依頼する場合の例文
例文⑧：ビジネスメールでの丁寧な依頼
件名：お電話の件について
株式会社〇〇
△△様いつもお世話になっております。株式会社□□の□□です。
先ほどお電話いたしましたが、ご不在とのことでしたので、恐れ入りますが折り返しお電話をいただけますでしょうか。
ご都合のよろしいお時間にてお願い申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします。
————
株式会社□□
氏名：□□
電話番号：000-0000-0000
メールでは、「急ぎではありません」「ご都合の良い時間に」といった気遣いの言葉を添えるのがポイントです。
折り返し電話の注意点
1. 「今お電話よろしいですか？」の一言を忘れずに
相手が忙しいかもしれないため、電話をつなぐ際にはまず確認を取りましょう。
「お忙しいところ恐れ入ります。今お時間よろしいでしょうか？」
2. 用件は簡潔に伝える
折り返しの電話は短時間で要点を伝えるのが理想です。
事前に話す内容を整理してから電話をかけるとスムーズです。
3. 間違い電話に注意する
番号を確認し、かけ間違いを防ぐようにしましょう。特に社用携帯から発信する場合は慎重に。
4. 留守電対応も忘れずに
相手が出なかった場合は、簡潔に「〇〇の件でお電話しました」と残し、折り返しを待つ姿勢を伝えます。
折り返し電話で印象を良くするコツ
1. 声のトーンと話す速度を意識する
早口や無表情な声は冷たく聞こえます。明るく落ち着いたトーンを心がけましょう。
2. 感謝の言葉を添える
「折り返しいただきありがとうございます」「お忙しい中恐縮です」といった言葉を添えるだけで印象が大きく変わります。
3. メモを取りながら話す
要件を聞き漏らさないよう、手元にメモを用意しておきましょう。
よくあるNG例と言い換え方
| NG表現 | 丁寧な言い換え例 |
|---|---|
| 「今電話したけどいなかったからかけ直した」 | 「先ほどお電話いただいた件で、折り返しご連絡いたしました」 |
| 「電話ください」 | 「お手すきの際に折り返しいただけますと幸いです」 |
| 「誰かいますか？」 | 「〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」 |
細かい表現の違いが、相手の受ける印象を大きく左右します。
まとめ
折り返し電話は、単なる「かけ直し」ではなく、ビジネスマナーが問われる大切な対応です。
ポイントは、
- できるだけ早く折り返す
- 名乗りと要件を明確にする
- 感謝と気遣いの言葉を添える
この3点を意識すれば、相手に信頼される丁寧な対応ができます。
日常の電話応対の中で自然に使えるよう、ぜひ今回の例文を参考にしてみてください。
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