町内会でお知らせを伝える際に欠かせないのが「回覧文」です。
しかし、いざ作成しようとすると「どんな文章にすればいい？」「必要な内容は？」と悩む人も多いものです。回覧文は住民みんなが読む大切なお知らせであり、誤解がないように、誰が読んでも理解できる文章にする必要があります。
本記事では、 町内会の回覧文の正しい作り方、書く際のポイント、よく使われる文例、そしてそのまま使えるテンプレート をまとめて紹介します。初めて担当になった方でも迷わず作成できるように、分かりやすく丁寧に解説しますので、ぜひ活用してください。
町内会の回覧文とは？役割と重要性を理解しよう
町内会の回覧文は、地域住民へ必要な情報を届けるための重要なコミュニケーション手段です。掲示板やメール配信が普及しても、年代を問わず確実に届く回覧文は今も多くの自治会で活用されています。
●回覧文の主な役割
- 行事・イベントの告知
- 清掃・防災活動などの案内
- 役員交代や会費など事務連絡
- 緊急時・注意喚起のお知らせ
特に高齢者が多い地域では、回覧文がもっとも情報が行き届きやすい伝達方法です。
●わかりやすい回覧文の大切さ
回覧文は「読み手が必ずしも詳しい事情を知らない」という前提で書く必要があります。
そのため、以下の点が求められます。
- 目的が明確
- 必要な情報が漏れていない
- 誰が読んでも理解できる
- 読みやすいレイアウト
これらを押さえるだけで、伝わりやすい回覧文になります。
町内会の回覧文に必ず入れるべき基本項目
回覧文には「決まった書式」はありませんが、最低限入れるべき内容があります。これらが揃っていないと、住民に正しく情報が伝わらず、トラブルにつながることもあります。
●①宛名（町内会名・班名など）
誰宛のお知らせかを最初に明記します。
例：「〇〇町内会のみなさまへ」
●②件名（何のお知らせか）
一目で内容が分かるようにします。
例：「春の一斉清掃のお知らせ」
●③本文（日時・場所・目的・持ち物など）
もっとも重要な部分。
特に 日時・場所・対象者・持ち物・参加可否の連絡方法 は明確に書きます。
●④注意事項・補足
雨天時の対応、問い合わせ先などを明記すると親切です。
●⑤発信者（町内会・担当者）
差出人が誰かわかることで安心感が増し、問い合わせもしやすくなります。
●⑥回覧順の指定（必要な場合）
例：「読み終わりましたら次の〇〇さんへお回しください。」
わかりやすい回覧文を作る5つのコツ
町内会のお知らせは、幅広い年齢層の人が読みます。難しい表現や長すぎる文章は避け、読みやすさを最優先しましょう。
●①結論を先に伝える
「何の案内か」「日時・場所はいつどこか」
まず最初に重要なポイントを書くと読み手の理解が早まります。
●②数字は具体的に・正確に
例：「午後2時頃」ではなく「14時00分」と表記するほうが誤解が生まれません。
●③改行と箇条書きを使う
回覧文は読みやすさが命です。文章ばかりだと見づらいため、箇条書きを積極的に使いましょう。
●④専門用語や難しい言葉を避ける
自治会の内部用語は住民が理解できない場合があります。
「防犯パトロール（夜間の見回り活動）」のように補足すると親切です。
●⑤問い合わせ先を明確にする
不明点があるときに誰へ確認すればよいかが分かるように担当者名・電話番号を記載しましょう。
そのまま使える！町内会の回覧文テンプレート5種類
ここでは、用途別に使えるテンプレートを5つ用意しました。必要な部分を書き換えるだけで使える便利な形式です。
①行事案内の回覧文テンプレート
〇〇町内会のみなさまへ
【〇〇行事のお知らせ】
下記の日程にて、〇〇行事を実施いたします。
ご都合のつく方は、ぜひご参加ください。
■日時：〇月〇日（〇） 〇時〜〇時
■場所：〇〇公園 集合
■内容：〇〇（例：地域交流ゲーム・防災訓練 など）
■持ち物：〇〇
■対象：町内会員どなたでも参加できます
ご不明な点がございましたら、〇〇までお問い合わせください。
――――――――
〇〇町内会
担当：〇〇（電話：000-0000-0000）
読み終わりましたら、次の方へ回覧をお願いします。
②一斉清掃の案内テンプレート
〇〇町内会のみなさまへ
【一斉清掃の実施について】
以下のとおり、町内の一斉清掃を行います。
皆さまのご協力をお願いいたします。
■日時：〇月〇日（〇） 8:00〜9:00
■集合場所：〇〇集会所前
■清掃内容：側溝掃除、落ち葉の回収 など
■持ち物：軍手・ほうきなど（ある方のみ）
※雨天時は〇月〇日に延期いたします。
――――――――
〇〇町内会
環境担当：〇〇
回覧後、次の班へお回しください。
③防犯・注意喚起の回覧文テンプレート
〇〇町内会のみなさまへ
【不審者情報について】
最近、〇丁目付近で不審者の目撃情報が寄せられています。
安全のため、以下の点にご注意ください。
・夜間の外出はできるだけ複数で行動する
・玄関や窓の施錠を徹底する
・不審な人物を見かけたら警察（110番）へ通報する
なお、町内会では防犯パトロールを強化しております。
ご不安な点があればご相談ください。
――――――――
〇〇町内会
防犯担当：〇〇
読み終えましたら次の方へお回しください。
④会費・事務連絡の回覧文テンプレート
〇〇町内会のみなさまへ
【町内会費集金のお知らせ】
以下のとおり、令和〇年度の町内会費を集金いたします。
■金額：1世帯 〇〇円
■集金日：〇月〇日〜〇月〇日
■担当者：〇〇（班長）
ご不在の場合は、後日改めて伺います。
ご協力のほどよろしくお願いいたします。
――――――――
〇〇町内会
会計係：〇〇
⑤回覧板とセットで使えるシンプル文例
〇〇町内会のみなさまへ
【お知らせ】
下記の件について回覧いたします。
内容をご確認の上、次のご家庭へ回覧をお願いいたします。
・〇〇のお知らせ
・開催日：〇月〇日
・場所：〇〇
〇〇町内会
回覧文を配布するときの注意点
作成した回覧文は、単に印刷して回すだけでなく、配布の仕方にも注意が必要です。
●①個人情報を載せすぎない
名前・連絡先を書く場合、必要最小限にするのが安心です。
●②文字サイズは大きめに
高齢者でも読みやすいように、12～14pt程度の文字サイズが適切です。
●③回覧が遅れないように案内する
最後に「読み終わったら次の班へ回すように」などの一文を入れるとスムーズに進みます。
●④緊急性が高い場合は他の手段も併用する
重要なお知らせは回覧だけでなく、掲示板やLINE、メールを併用するとより確実です。
町内会の回覧文を作るときによくある質問（Q&A）
●Q1：文章が長くなりすぎます。どうすればよいですか？
→結論を先に書き、詳細は箇条書きにすると読みやすくなります。
●Q2：毎回同じ形式で良いですか？
→大丈夫です。むしろ統一すると住民が読み慣れて分かりやすくなります。
●Q3：LINEの一斉送信に変えてもいいですか？
→地域の年齢層によるため、回覧文と併用するのがおすすめです。
まとめ
町内会の回覧文は、地域の円滑なコミュニケーションを支える大切なツールです。
必要な情報が正しく伝わるよう、 「結論 → 詳細 → 補足 → 回覧依頼」 の流れを意識すれば、誰でも分かりやすい文章が作れます。
この記事で紹介したテンプレートを活用すれば、初めての方でもスムーズに回覧文を作成できます。
町内会の情報共有を円滑にし、地域のつながりづくりにぜひ役立ててください。
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