会議が終わったあとに欠かせない業務のひとつが「会議録の作成」です。
しかし、会議録の作成は時間と手間がかかるため、他のメンバーに依頼する際には、言い方や表現に気を配らなければなりません。
依頼の仕方を間違えると、「押し付けられた」「雑に扱われた」と感じさせてしまうこともあります。
本記事では、会議録作成を丁寧に依頼するためのビジネスメールの書き方について、基本構成から具体的な文例、注意点まで詳しく解説します。
相手に配慮しながら、スムーズに協力を得られるメール作成のポイントを押さえていきましょう。
会議録作成を依頼するメールが重要な理由
会議録は、会議内容を正確に共有し、意思決定やタスク管理を円滑に進めるための重要な資料です。
そのため、会議録作成の依頼は単なる事務連絡ではなく、業務の質に直結する依頼といえます。
丁寧なメールで依頼を行うことで、
・依頼内容が正確に伝わる
・相手が安心して作業に取り組める
・今後の協力関係が良好になる
といったメリットがあります。
一方で、依頼が雑だったり曖昧だったりすると、会議録の内容に抜け漏れが生じたり、対応が後回しにされてしまう可能性もあります。
会議録作成を依頼するメールの基本構成
会議録作成を依頼する丁寧なメールは、以下の構成を意識すると分かりやすくなります。
まず冒頭で、日頃の感謝や簡単な挨拶を述べます。
次に、会議名や日時を明示したうえで、会議録作成の依頼内容を具体的に伝えます。
その後、提出期限や形式などの条件を記載し、最後に相手を気遣う言葉で締めくくります。
この流れを守ることで、相手に負担を感じさせにくく、丁寧な印象を与えるメールになります。
丁寧さが伝わる依頼表現のポイント
会議録作成を依頼する際は、「命令口調」や「一方的な表現」を避けることが大切です。
例えば、「作成してください」ではなく、
「ご作成をお願いできますでしょうか」
「お手数ですが、ご対応いただけますと幸いです」
といったクッション言葉を使うことで、柔らかい印象になります。
また、相手の状況を気遣う一文を添えることも重要です。
「ご多忙のところ恐れ入りますが」
「お時間の許す範囲でご対応いただければ幸いです」
といった表現を加えると、より丁寧さが伝わります。
会議内容を明確に伝える書き方
会議録作成を依頼するメールでは、「どの会議の会議録なのか」を明確にすることが欠かせません。
会議名、開催日時、参加者、議題などを簡潔に記載することで、相手が迷わず作業に取りかかることができます。
特に複数の会議が並行して行われている場合は、会議名だけでなく日時まで明記することが重要です。
また、
・議事要旨のみでよいのか
・発言内容を詳細に記載する必要があるのか
・決定事項とToDoを中心にまとめてほしいのか
といった点も、事前に伝えておくと認識のズレを防げます。
会議録作成を依頼する丁寧メールの文例（社内向け）
ここでは、社内メンバーに会議録作成を依頼する場合の丁寧なメール文例を紹介します。
件名には「会議録作成のお願い」など、用件が一目で分かる表現を使います。
本文では、感謝の言葉から始め、依頼内容、期限、締めの言葉という流れを意識しましょう。
文章全体を通して、相手を尊重する姿勢を示すことが大切です。
上司・目上の方に依頼する場合の注意点
上司や目上の方に会議録作成を依頼する場合は、特に敬語表現に注意が必要です。
「お願いできますでしょうか」「ご確認いただけましたら幸いです」など、丁寧語・謙譲語を適切に使い分けることで、失礼のない文章になります。
また、依頼する理由を簡潔に添えると、納得感が高まります。
例えば、「全体共有のため」「後日の確認用として必要なため」といった一文を加えるとよいでしょう。
外部関係者に会議録作成を依頼する場合の書き方
社外の取引先や外部パートナーに会議録作成を依頼する場合は、社内以上に丁寧な表現が求められます。
依頼すること自体が相手の業務負担になる可能性があるため、
「もし可能でしたら」
「差し支えなければ」
といった表現を用いることで、強制的な印象を避けることができます。
また、会議録の利用目的や共有範囲についても明記しておくと、信頼関係を損なわずに済みます。
会議録作成の期限を伝える際の配慮
会議録作成には一定の時間がかかるため、期限の伝え方にも配慮が必要です。
「〇日までにお願いします」と断定的に書くのではなく、
「恐れ入りますが、〇日頃までにご共有いただけますと幸いです」
といった柔らかい表現を使うことで、丁寧な印象になります。
急ぎの場合でも、理由を簡単に添えることで、相手の理解を得やすくなります。
依頼後のフォローも大切にする
会議録作成を依頼したあとは、完成後に一言お礼を伝えることも忘れてはいけません。
「お忙しい中ご対応いただき、ありがとうございました」
といった簡単なメッセージを送るだけでも、相手の印象は大きく変わります。
こうした積み重ねが、今後の円滑な業務連携につながります。
まとめ
会議録作成を依頼する丁寧なメールは、相手への配慮と分かりやすさが何より重要です。
感謝の言葉を添え、会議内容や期限を明確に伝え、柔らかい表現を用いることで、失礼のない依頼ができます。
丁寧なメールは、単に作業を依頼するための手段ではなく、信頼関係を築くためのコミュニケーションでもあります。
本記事で紹介したポイントを参考に、相手に気持ちよく対応してもらえる会議録作成依頼メールを作成してみてください。
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