ビジネスの現場では、一度発注した内容に加えて「追加でお願いしたい」「数量や作業を増やしたい」といった場面が少なくありません。しかし、追加発注は相手の業務負担やスケジュールに影響を与えるため、伝え方を誤ると不信感やトラブルにつながることもあります。
そこで本記事では、追加発注を依頼する際に押さえておきたい基本的な考え方から、丁寧で分かりやすいメールの書き方、すぐに使える文例までを詳しく解説します。相手に配慮しつつ、スムーズに追加発注を進めたい方は、ぜひ参考にしてください。
追加発注を依頼するメールが必要になる場面
追加発注を依頼するメールは、さまざまな業務シーンで必要になります。代表的な場面を整理しておくことで、どのような点に配慮すべきかが見えてきます。
まず多いのが、業務進行中に要件が増えた場合です。たとえば、制作物の途中で仕様変更が発生し、当初の発注内容では対応できなくなったケースが挙げられます。また、想定以上の成果が見込めることが分かり、数量や作業範囲を拡大したい場合も追加発注が必要になります。
他にも、社内外の関係者から新たな要望が出た場合や、納期前に不足が判明した場合なども、追加発注を依頼する代表的なシーンです。いずれの場合も「なぜ追加が必要なのか」を明確にし、相手の状況を尊重した伝え方が求められます。
追加発注メールを書く前に押さえておきたい基本ポイント
追加発注を依頼するメールを書く前に、必ず確認しておきたい基本ポイントがあります。これを押さえておくだけで、相手にとって分かりやすく、対応しやすいメールになります。
まず重要なのは、追加発注の内容を具体的に整理することです。数量、作業内容、金額、納期などを曖昧なまま依頼すると、認識のズレが生じやすくなります。事前に社内で条件を整理し、相手に正確に伝えられる状態にしておきましょう。
次に、相手の負担への配慮です。追加発注は相手のスケジュールやリソースに影響を与えるため、「お手数をおかけしますが」「ご対応可能かご確認ください」といったクッション言葉を入れることが大切です。一方的な依頼にならないよう注意しましょう。
最後に、感謝と謝意を忘れないことです。すでに取引が進んでいる中での追加依頼だからこそ、日頃の対応への感謝や、追加依頼に対するお詫びの気持ちを言葉にすることで、円滑な関係を保つことができます。
追加発注を依頼するメールの基本構成
追加発注を依頼するメールは、構成を意識することで読みやすくなり、相手も判断しやすくなります。基本的な構成は以下の流れです。
最初に、簡単な挨拶と日頃のお礼を述べます。次に、追加発注をお願いしたい背景や理由を簡潔に説明します。その後、追加発注の具体的な内容を明示し、対応可否や見積もりについて確認します。最後に、相手への配慮や感謝の言葉を添えて締めくくります。
この流れを意識することで、用件が明確で失礼のないメールになります。内容が多い場合でも、段落を分けて書くことで、相手にとって読みやすい文章になります。
丁寧さを重視した追加発注依頼のメール例
ここでは、特に丁寧さを重視した追加発注依頼のメール例を紹介します。取引先や目上の相手に送る場合に適した文例です。
件名：追加発注のご相談について
本文：
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
このたびは、現在ご対応いただいております案件につきまして、誠にありがとうございます。
業務を進める中で新たな要件が発生し、恐れ入りますが、下記内容につきまして追加で発注をお願いできないかと考えております。
【追加発注内容】
・〇〇の作業を〇〇点追加
・納期：〇月〇日頃
・詳細は別途資料をご参照ください
ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、ご対応の可否およびお見積もりについてご教示いただけますと幸いです。
何かご不明点等がございましたら、お気軽にお知らせください。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
急ぎの場合に使える追加発注依頼メール例
納期が迫っている場合や、早急な対応が必要な場合には、急ぎであることを伝えつつも、丁寧さを失わない表現が重要です。
件名：【至急】追加発注のお願い
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
早速のご連絡となり恐縮ですが、現在ご対応いただいている案件につきまして、急ぎで追加発注のお願いがありご連絡いたしました。
社内調整の結果、下記内容を追加でお願いする必要が生じております。
【追加内容】
・〇〇作業を〇〇件追加
・希望納期：〇月〇日
短納期のご相談となり誠に恐れ入りますが、ご対応可能かどうかご確認いただけますでしょうか。
可能な範囲で構いませんので、ご意向をお知らせいただけますと幸いです。
突然のお願いで大変恐縮ではございますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
金額や見積もりを確認する追加発注依頼メール例
追加発注に伴い、金額や見積もりを確認したい場合のメール例です。条件面を明確にしつつ、柔らかい表現を心がけます。
件名：追加発注に関するお見積もりのお願い
本文：
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
現在進行中の案件につきまして、追加でお願いしたい内容があり、ご相談申し上げます。
下記内容について、追加発注を検討しております。
【追加発注内容】
・〇〇の追加対応
・数量：〇〇
・希望時期：〇月頃
恐れ入りますが、上記内容に関するお見積もりをご提示いただくことは可能でしょうか。
条件等につきましてご調整が必要な場合は、お知らせいただければ幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
社内向けに追加発注を依頼するメール例
社内で追加発注を依頼する場合でも、丁寧で分かりやすい表現は重要です。依頼内容と背景を明確に伝えましょう。
件名：〇〇案件に関する追加発注のお願い
本文：
お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。
現在進行中の〇〇案件について、業務内容の追加が必要となりました。
つきましては、下記内容について追加発注の手配をお願いできないでしょうか。
【追加内容】
・〇〇の対応を追加
・理由：業務要件の変更によるもの
お手数をおかけしますが、対応可否および必要な手続きについてご確認をお願いいたします。
何か不明点があればお知らせください。
よろしくお願いいたします。
追加発注依頼メールで注意したいNG表現
追加発注を依頼する際には、避けたほうがよい表現もあります。たとえば、「すぐに対応してください」「当然可能ですよね」といった一方的な言い回しは、相手に不快感を与えかねません。
また、理由を説明せずに「追加でお願いします」とだけ伝えるのも避けたい表現です。相手が納得し、前向きに対応できるよう、背景や事情を簡潔に添えることが大切です。
丁寧な言葉遣いと配慮を忘れず、相手の立場に立った表現を心がけましょう。
まとめ
追加発注を依頼するメールは、相手への配慮と分かりやすさが何より重要です。追加が必要になった背景を簡潔に伝え、具体的な内容や条件を明示することで、相手も判断しやすくなります。
また、感謝やお詫びの気持ちを添えることで、信頼関係を損なうことなく円滑にやり取りができます。本記事で紹介した考え方や文例を参考に、状況に合った丁寧な追加発注メールを作成してみてください。
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