ビジネスシーンでは、取引先や社内外の関係者に対して「面談の日程調整」をお願いする場面が頻繁にあります。
しかし、日程の依頼は書き方を間違えると、相手に負担をかけたり、配慮の足りない印象を与えてしまうこともあります。
本記事では、面談日程を依頼する際の基本マナーから、すぐに使えるビジネスメール文例までを、状況別にわかりやすく解説します。
初めて日程調整を行う方はもちろん、より丁寧で信頼感のあるメールを送りたい方にも役立つ内容です。
面談日程を依頼するメールが重要な理由
面談日程の依頼メールは、単なるスケジュール調整ではなく、相手への配慮や誠意が伝わる重要なビジネスコミュニケーションです。
特に初対面の相手や取引先の場合、メールの印象がその後の関係性を左右することもあります。
丁寧な依頼文には、以下のような効果があります。
・相手に安心感を与える
・返信をスムーズにしてもらえる
・信頼関係の構築につながる
逆に、要件だけを簡潔に伝えすぎると、「配慮が足りない」「一方的だ」と感じさせてしまう可能性もあるため注意が必要です。
面談日程を依頼するメールの基本構成
面談日程を依頼するメールは、次の流れを意識すると読みやすくなります。
まずは、簡単な挨拶と名乗りを入れます。
次に、面談をお願いしたい理由や背景を簡潔に伝えます。
そのうえで、候補日を複数提示し、相手に選んでもらう形にします。
最後に、結びの言葉と感謝を添えて締めくくります。
この構成を意識することで、相手にとって負担の少ない、丁寧な依頼メールになります。
面談日程を依頼する際の注意点
面談日程の依頼メールを書く際には、いくつか気をつけたいポイントがあります。
一つ目は、候補日を一方的に押し付けないことです。
必ず「ご都合のよい日時がございましたらお知らせください」といった、柔らかい表現を使いましょう。
二つ目は、候補日を複数提示することです。
一般的には、2〜3日分、時間帯も含めて提示すると親切です。
三つ目は、期限を設ける場合の言い方です。
「〇日までにご返信ください」と書くよりも、「恐れ入りますが、〇日頃までにご一報いただけますと幸いです」と表現すると、丁寧な印象になります。
初対面の相手に面談日程を依頼するメール文例
初めて連絡を取る相手には、特に丁寧な表現を心がけましょう。
拝啓
突然のご連絡失礼いたします。
私、〇〇株式会社の〇〇と申します。
このたびは、ぜひ一度お打ち合わせのお時間を頂戴したく、ご連絡いたしました。
つきましては、下記の日程の中で、ご都合のよろしい日時がございましたらお知らせいただけますでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
上記以外の日程でも調整可能でございますので、ご遠慮なくお申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
敬具
取引先に面談日程を依頼する丁寧なメール文例
既に取引関係のある相手には、丁寧さを保ちつつも簡潔さを意識します。
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
さて、〇〇の件につきまして、一度面談のお時間を頂戴できればと存じます。
下記の日程にて、ご都合のよろしい日時がございましたらご教示いただけますでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
社内で上司に面談日程を依頼するメール文例
社内向けの場合でも、ビジネスメールとしての礼儀は大切です。
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇です。
〇〇の件につきまして、ご相談のお時間を頂戴できればと思い、ご連絡いたしました。
下記の日程の中で、ご都合のよろしいお時間はございますでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時〜
・〇月〇日（〇）〇時〜
短時間でも問題ございませんので、ご都合に合わせてご指示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
面談日程の再調整を依頼するメール文例
一度提示した日程が合わなかった場合は、丁寧に再調整をお願いしましょう。
ご連絡ありがとうございます。
先日ご提示いたしました日程につきまして、ご都合が合わず申し訳ございません。
恐れ入りますが、下記の日程ではいかがでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
もし上記日程でも難しい場合は、ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
面談形式（オンライン・対面）を含めた依頼文の書き方
近年はオンライン面談も一般的になっています。
そのため、面談形式を明記することも大切です。
例えば、
「オンライン（Zoom）での面談を想定しておりますが、対面をご希望の場合はお知らせください」
と一文添えるだけで、相手への配慮が伝わります。
面談形式を事前に共有することで、当日のトラブル防止にもつながります。
返信をもらいやすくするための工夫
返信率を高めるためには、相手の負担を減らすことが重要です。
候補日を明確にし、選ぶだけで返信できる状態を作りましょう。
また、文末に
「ご都合のよい日時を一言ご返信いただけますと幸いです」
と添えることで、心理的なハードルを下げる効果があります。
まとめ
面談日程を依頼するビジネスメールは、相手への配慮と丁寧な言葉遣いが何よりも重要です。
候補日を複数提示し、柔らかい表現で依頼することで、スムーズな日程調整が可能になります。
本記事で紹介した基本構成や文例を参考に、状況に合ったメールを作成し、信頼感のあるビジネスコミュニケーションを心がけていきましょう。
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