業務を進めるうえで、ミーティングの設定を依頼するメールは頻繁に使われます。
しかし、「急に感じられないか」「失礼な表現になっていないか」「相手が動きやすい内容になっているか」といった点に悩む方も多いのではないでしょうか。
ミーティング依頼のメールは、単に日時を伝えるだけでなく、相手への配慮や目的の明確さが求められます。
本記事では、ミーティング設定を依頼する際の基本的な考え方から、ビジネスシーンでそのまま使えるメール文例までを、わかりやすく解説します。
上司・同僚・取引先など、相手別の書き方も紹介しますので、ぜひ実務に役立ててください。
ミーティング設定を依頼するメールの基本的な考え方
ミーティング設定の依頼メールで最も重要なのは、「相手の時間をもらうお願いである」という意識です。
会議や打ち合わせは、相手の業務時間を確保してもらう行為であり、一方的な通知ではなく、あくまで依頼であることを明確にする必要があります。
そのため、件名や冒頭文では丁寧な言葉遣いを心がけ、唐突な印象を与えないことが大切です。
また、目的や背景が分からないまま日時だけを提示すると、相手は重要度を判断できず、後回しにされる可能性もあります。
「なぜミーティングが必要なのか」「どの程度の時間を想定しているのか」を簡潔に伝えることで、相手はスケジュール調整がしやすくなります。
依頼する側の配慮が、スムーズなミーティング設定につながります。
ミーティング依頼メールに必ず入れたい要素
ミーティング設定を依頼するメールには、いくつか必須の要素があります。
これらが抜けていると、やり取りが増えたり、誤解が生じたりする原因になります。
まず必要なのは、ミーティングの目的です。
「進捗共有」「課題の整理」「今後の方針確認」など、簡単で構いませんので明記しましょう。
次に、希望日時と所要時間です。
複数候補を提示すると、相手は都合の良い日時を選びやすくなります。
また、開催方法も重要です。
対面なのか、オンラインなのか、使用予定のツールがあれば記載すると親切です。
最後に、「ご都合が合わない場合はご相談ください」など、相手に選択肢を委ねる一文を添えることで、柔らかい印象になります。
社内向けにミーティング設定を依頼するメール文例
社内向けのミーティング依頼では、比較的カジュアルでも問題ありませんが、最低限の丁寧さは必要です。
特に上司や他部署のメンバーに送る場合は、配慮ある表現を心がけましょう。
例文
「お疲れ様です。
現在進めている案件について、進捗と今後の対応を整理するため、ミーティングのお時間をいただけないでしょうか。
下記の日時でご都合の良い時間帯がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
・○月○日（火）10:00〜10:30
・○月○日（水）15:00〜15:30
オンラインでの実施を想定しております。
ご多忙のところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
このように、目的と所要時間を明確にすると、相手は安心して参加しやすくなります。
上司にミーティング設定を依頼する場合の文例
上司にミーティングを依頼する場合は、特に丁寧さと簡潔さが求められます。
長文になりすぎず、要点を押さえた表現を意識しましょう。
例文
「お疲れ様です。
○○案件についてご相談させていただきたい点があり、短時間で構いませんのでお打ち合わせのお時間を頂戴できませんでしょうか。
30分程度を想定しております。
下記日程の中で、ご都合のよろしい時間がございましたらご教示ください。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
上司への依頼では、「短時間」「ご相談」といった言葉を使うことで、心理的な負担を軽減できます。
同僚・チームメンバーに依頼する場合の文例
同僚やチームメンバーへのミーティング依頼は、少し柔らかい表現でも問題ありません。
ただし、馴れ馴れしくなりすぎないよう注意が必要です。
例文
「お疲れ様です。
○○について意見をすり合わせたく、ミーティングを設定できればと考えています。
30分ほどで、オンラインでの実施を予定しています。
ご都合の良い日時をいくつか教えてもらえると助かります。
よろしくお願いします。」
相手との関係性に応じて、語尾や表現を調整すると良いでしょう。
取引先にミーティング設定を依頼するメール文例
取引先に対してミーティングを依頼する場合は、最も丁寧な表現が求められます。
自社都合にならないよう、相手への配慮を十分に示すことが重要です。
例文
「いつも大変お世話になっております。
さて、○○に関する件につきまして、詳細を共有させていただきたく、ミーティングのお時間を頂戴できませんでしょうか。
30分から1時間程度を想定しております。
下記日程の中で、ご都合のよろしい日時がございましたらお知らせいただけますと幸いです。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
クッション言葉や結びの表現を丁寧にすることで、信頼感のある印象になります。
ミーティング依頼メールで避けたい表現と注意点
ミーティング設定の依頼メールでは、避けたほうが良い表現もあります。
たとえば、「〇日の〇時に会議を行います」といった断定的な書き方は、相手に強制されている印象を与えます。
また、目的が書かれていないメールも要注意です。
相手は「何のためのミーティングなのか」が分からず、重要度を判断できません。
さらに、候補日時が一つしかない場合も、相手の都合を無視していると受け取られる可能性があります。
可能な限り複数の選択肢を提示し、相手の立場を尊重しましょう。
ミーティング設定後のフォローも重要
ミーティングを設定できた後も、依頼は終わりではありません。
日時が確定したら、速やかにお礼と確認のメールを送ることが望ましいです。
また、オンラインミーティングの場合は、URLや資料を事前に共有すると親切です。
こうした細かな配慮が、次回以降のやり取りを円滑にします。
ミーティング依頼のメールは、単なる事務連絡ではなく、相手との信頼関係を築く一つのコミュニケーションだと考えることが大切です。
まとめ
ミーティング設定を依頼するメールでは、目的・所要時間・希望日時・開催方法を明確にし、相手への配慮を忘れないことが重要です。
社内・上司・同僚・取引先など、相手との関係性に応じて表現を使い分けることで、失礼のないスムーズな依頼が可能になります。
丁寧で分かりやすいメールを心がけることで、ミーティングそのものも円滑に進めやすくなります。
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