請求書のやり取りは、企業間取引において欠かせない重要な業務です。最近ではメール送付が増えていますが、取引先の都合や社内ルールによって、今でもFAXでの送付が必要な場面があります。しかし「請求書をFAXで送ってください」と依頼する際、言い方によっては失礼に聞こえたり、急かしている印象を与えてしまうこともあります。
本記事では、ビジネスシーンで安心して使える「請求書先にFAXをお願いする例文」を多数ご紹介します。丁寧・迅速・簡潔の3つを意識した依頼メールの書き方から、状況別の文例まで、実務ですぐ使える内容をまとめました。社内文書にも社外メールにも対応できますので、必要に応じてコピー＆ペーストしてご活用ください。
請求書をFAXで依頼する際に気を付けるポイント
請求書の送付方法を依頼する際は、メールや電話の文面だけでなく、相手の業務負担やスケジュールを考慮することが大切です。特にFAXでの送付は、紙の準備や送信作業が必要なため、相手の時間を奪ってしまう可能性があります。
依頼前に気をつけたい主なポイントを解説します。
まず、依頼理由を簡潔に示すことが重要です。例えば「急ぎ確認が必要なため」「社内承認の都合」など、短く明確に説明することで、相手が納得しやすくなります。理由を伝えることで、失礼な印象が軽減され、協力を得やすくなります。
次に、FAX番号を必ず明記すること。FAX依頼は先方が番号を調べる手間を省くことで、対応してもらいやすくなります。また、誤送信防止にもつながるため、念のため複数回確認した上で書くことが大切です。
そして、期限がある場合は「できれば本日〇時までに」など、無理のない範囲で希望時刻を添えるとスムーズです。ただし強制感が出ないよう「お手すきの際に」「差し支えなければ」などのクッション言葉を忘れずに入れましょう。
請求書のFAX依頼メールに使えるクッション言葉
依頼メールや電話で特に大切なのが、クッション言葉を適切に使うことです。直接的な依頼表現を避け、柔らかく伝えることで相手の負担を減らす効果があります。以下は特によく使われる表現です。
- 恐れ入りますが
- 大変お手数をおかけしますが
- 差し支えなければ
- お忙しいところ恐縮ですが
- ご面倒をおかけいたしますが
- 可能でしたら
例えば「恐れ入りますが、請求書をFAXいただけますと幸いです。」といった形で組み合わせれば、失礼のない丁寧な依頼文になります。クッション言葉は相手への配慮を示す大切なビジネスマナーなので、毎回の文章に自然に取り入れるのが理想です。
そのまま使える！請求書先にFAX依頼するビジネス例文（基本形）
ここでは汎用的に使える「基本形」のFAX依頼メール例文をご紹介します。社外への依頼文としても違和感なく使える文面です。
【例文①：標準的で丁寧な依頼文】
恐れ入りますが、請求書の原本確認が必要なため、
お手数ですが請求書を下記FAX番号までお送りいただけますでしょうか。
――――――
FAX番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
――――――
お忙しいところご面倒をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
【例文②：急ぎの場合の依頼文】
お忙しいところ恐縮ですが、社内処理の都合により、
請求書をFAXにてご送付いただきたくご連絡いたしました。
可能であれば本日中にご対応いただけますと大変助かります。
FAX番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
何卒よろしくお願い申し上げます。
【例文③：電話後に送るフォロー依頼メール】
先ほどはお電話にてご対応いただきありがとうございました。
念のためメールでもご連絡申し上げます。
請求書につきまして、恐れ入りますが下記番号までFAX送付をお願いいたします。
FAX番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
状況別のFAX依頼メール例文（社内・社外向け）
FAX依頼は、相手が社内なのか社外なのか、またシチュエーションによって文面の微妙なニュアンスが変わります。ここでは実務でよくあるケース別に例文をご紹介します。
【例文④：社内の別部署に依頼する場合】
お疲れ様です。経理の〇〇です。
〇月分の処理に必要なため、
請求書を下記FAX番号まで送付いただけますでしょうか。
FAX：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
お手すきの際で構いませんので、よろしくお願いいたします。
【例文⑤：取引先に丁寧に依頼する場合】
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
誠に恐れ入りますが、精算手続きの都合により
請求書をFAXにてお送りいただきたくお願い申し上げます。
FAX番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
【例文⑥：請求書に不備があり再送をお願いする場合】
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
送付いただいた請求書につきまして、金額欄に空欄がございました。
恐れ入りますが、訂正版をFAXにて再送いただけますでしょうか。
FAX番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。
【例文⑦：初めて取引する相手に依頼する場合】
この度はお取引いただきありがとうございます。〇〇株式会社の〇〇と申します。
請求書の確認のため、恐れ入りますがFAXにて送付をお願いしております。
FAX番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
ご不明点がございましたらお気軽にご連絡ください。
引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。
依頼文に必ず入れるべき情報一覧
FAXで請求書を送ってもらうための依頼文には、最低限入れておくべき情報があります。抜けていると相手に手間をかけてしまったり、FAX先の誤送信につながる恐れがあるため、以下の項目を必ず押さえましょう。
- 依頼の理由（簡潔に）
- FAX番号の明記（複数回確認する）
- 期限や希望時刻（柔らかい表現で）
- 請求書の対象期間（月度・注文番号など）
- 担当者名・部署名の記載
- 感謝の言葉（締めの文）
これらが揃って初めて、スムーズで丁寧な依頼文になります。
請求書FAX依頼メールの書き方テンプレート
最後に、汎用性が高くほぼすべての場面で使えるテンプレートをご紹介します。必要に応じて書き換えてご使用ください。
【テンプレート】
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
恐れ入りますが、〇月分請求書の確認のため、
請求書を下記FAX番号まで送付いただけますでしょうか。
――――――
FAX番号：〇〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
――――――
お忙しいところ大変恐縮ですが、
ご対応いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
まとめ
請求書をFAXで依頼する場合は、相手への配慮・理由の明確化・必要情報の明記が欠かせません。特にビジネスメールでは、単に「FAXしてください」と書くと失礼に感じられることもあるため、クッション言葉や丁寧な結びを使うことが大切です。
本記事で紹介した例文やテンプレートを活用して、スムーズでストレスのない請求書のやり取りを実現していただければ幸いです。
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