旅行や出張の際、予定より到着が遅れてしまうことはよくあります。
しかし、チェックイン時間を過ぎる場合、ホテルや旅館へ一言連絡を入れるのがマナーです。
連絡を怠ると、最悪の場合キャンセル扱いになってしまうことも。
この記事では、チェックインが遅れるときの電話のかけ方と、状況別の丁寧な伝え方の例文を紹介します。
ビジネスホテルから旅館まで幅広く使える内容なので、ぜひ参考にしてください。
チェックインが遅れるときは必ず連絡を入れるべき理由
ホテルや旅館では、予約者が予定時刻までに来ない場合、
「無断キャンセル」と判断されてしまうことがあります。
特に繁忙期や満室に近い時期では、次のお客様に部屋を提供するケースもあり、
せっかくの宿泊が無効になってしまうことも。
連絡を入れておけば、施設側も柔軟に対応できます。
また、「丁寧な印象」を与えることで、チェックイン時の対応もスムーズになります。
電話をかけるタイミングはいつがベスト？
チェックイン予定時刻を30分以上過ぎそうな時点で連絡を入れましょう。
例えば、18時チェックイン予定で、渋滞や電車の遅延で19時になりそうなら、
18時前に「遅れそうです」と伝えるのが理想です。
早めに連絡を入れることで、フロントも準備しやすくなります。
また、22時以降の到着になる場合は、フロント対応時間の確認も重要です。
電話をかけるときの基本マナー
電話連絡の際は、以下のポイントを押さえましょう。
- 最初に名乗る
→「〇月〇日に予約している〇〇と申します。」 - 遅れる理由を簡潔に伝える
→「交通渋滞で到着が遅れております。」 - 到着予定時刻を具体的に伝える
→「20時ごろに到着予定です。」 - お詫びと感謝を添える
→「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。よろしくお願いいたします。」
この4ステップで話せば、印象の良い連絡ができます。
例文①：渋滞で到着が遅れる場合
「お世話になっております。
本日〇月〇日に予約しております〇〇と申します。
ただいま高速道路の渋滞に巻き込まれており、到着が予定より遅れそうです。
現在の状況ですと、19時30分頃に到着する見込みです。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。」
このように、理由・到着予定・お詫びの3点を伝えると丁寧です。
例文②：電車の遅延で遅れる場合
「お世話になっております。
本日宿泊を予約しております〇〇と申します。
利用している電車が遅延しており、予定よりも到着が遅れそうです。
現在の見込みでは、20時前後にホテルへ到着予定です。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
公共交通機関の遅延はやむを得ない事情なので、
落ち着いて丁寧に伝えましょう。
例文③：仕事が長引いて遅れる場合
「お世話になっております。
本日宿泊の予約をしております〇〇と申します。
仕事の都合で予定よりも出発が遅れており、
チェックインが21時頃になりそうです。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。」
ビジネスホテルなどではよくあるケース。
このように「仕事の都合」と伝えれば自然で問題ありません。
例文④：到着が深夜になりそうな場合
「お世話になっております。
本日〇月〇日に予約しております〇〇と申します。
道路の混雑で到着が23時頃になりそうです。
チェックインがその時間でも可能でしょうか。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、ご確認をお願いいたします。」
このように、深夜の場合は「対応可否」を確認するのが重要です。
宿によってはフロントが22時で閉まるなど、対応時間が異なるためです。
例文⑤：急な体調不良で到着が遅れる場合
「お世話になっております。
本日宿泊予定の〇〇と申します。
同行者の体調不良のため、少し休んでから出発することになりました。
到着が20時頃になる見込みです。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。」
体調不良などのやむを得ない理由も、
正直に伝えれば問題ありません。
宿側も理解してくれるケースが多いです。
例文⑥：団体・家族旅行で一部メンバーが遅れる場合
「お世話になっております。
本日宿泊を予約している〇〇です。
一緒に宿泊予定のうち、2名ほどが別行動をしており、
その2名の到着が遅れそうです。
代表の私〇〇は18時頃に到着予定ですので、
手続きは先に行わせていただければと思います。
よろしくお願いいたします。」
団体旅行などでは、一部が遅れるケースも多いため、
代表者の到着予定を伝えておくとスムーズです。
例文⑦：予約サイトで予約した場合の伝え方
「楽天トラベル経由で予約しております〇〇と申します。
渋滞のため、到着が予定より1時間ほど遅れそうです。
19時半頃の到着を予定しておりますので、よろしくお願いいたします。」
予約経路を伝えることで、宿側がすぐに情報を確認できます。
電話がつながらないときの対処法
夜間や混雑時に電話がつながらない場合は、
メールや予約サイトのメッセージ機能を使いましょう。
・「楽天トラベル」「じゃらん」などでは宿泊施設へのメッセージ機能がある
・直接メールアドレスが記載されている場合は、簡潔に伝える
件名：チェックイン遅延のご連絡（〇〇様）
本文：
本日予約の〇〇と申します。
渋滞のため、19時30分頃の到着になりそうです。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
チェックインが遅れるときに注意すべきポイント
- 無断で遅れない
→キャンセル扱いになる可能性があります。 - 丁寧な言葉遣いを意識する
→「遅れます」より「遅れてしまいます」と柔らかく。 - 遅延の理由は簡潔に
→言い訳に聞こえないように注意。 - 再度、宿泊確認をしておく
→深夜着の際は特に重要です。
まとめ
チェックインが遅れるときの電話連絡は、
「誠実さ」を伝える大切なコミュニケーションです。
・早めの連絡
・到着時刻の明示
・お詫びと感謝
この3点を押さえるだけで、印象が大きく変わります。
宿泊先も安心して待っていてくれるでしょう。
旅行や出張を気持ちよく過ごすためにも、
チェックインが遅れそうなときは、迷わず一言の連絡を入れることを心がけましょう。
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