旅行や出張の予定が急に変わり、ホテルをキャンセルしなければならないことは誰にでもあります。
しかし、いざ電話でキャンセルしようとすると、「どう伝えたら失礼にならないか」「キャンセル料の確認はどう聞けばいいか」など、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ホテルのキャンセルを電話で伝えるときの基本マナーや、状況別の例文を紹介します。
急な予定変更でも、丁寧に対応することで相手に好印象を与えられます。
ビジネス利用・個人旅行どちらの場合にも使える内容ですので、ぜひ参考にしてください。
ホテルキャンセルの電話をかける前に準備しておくこと
ホテルに電話をかける前に、慌てずに次の情報を手元に用意しておきましょう。
スムーズに伝えられると、相手も対応しやすくなります。
- 予約者の氏名（フルネーム）
予約時の名前と一致している必要があります。 - 宿泊日と宿泊プラン
いつの予約なのか、どのプランで予約したのかを明確に。 - 予約番号
インターネット予約サイトやメールに記載されています。あれば必ず伝えましょう。 - 連絡先電話番号
本人確認のために求められることがあります。 - キャンセル理由
「都合により」「急用のため」など、簡潔に説明できるようにしておきましょう。
電話をかける時間は、**ホテルの営業時間内（9時〜18時頃）**が無難です。
夜間や早朝にかけると、フロントが忙しい時間帯で対応に時間がかかる場合があります。
ホテルキャンセルの基本的な電話のかけ方
電話のポイントは、「誰が・いつの・どの予約を・なぜキャンセルするのか」を明確に伝えることです。
最初に名乗り、用件をはっきり伝えるのがマナーです。
基本的な流れ
- 自分の名前を名乗る
- 宿泊予定日と予約内容を伝える
- キャンセルの意向を丁寧に伝える
- キャンセル料や返金の有無を確認する
- お礼を述べて終了する
<h2>ホテルキャンセルの電話の例文（基本形）</h2>
「お世話になっております。〇月〇日に予約しておりました、〇〇（氏名）と申します。
誠に恐縮ですが、都合により宿泊をキャンセルさせていただきたくお電話いたしました。
予約番号は〇〇〇です。キャンセル料など発生いたしますでしょうか？
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
このように、ていねいな言葉遣いと簡潔な説明を心がけましょう。
理由を詳しく話す必要はなく、「都合により」で十分です。
ビジネス利用時のキャンセル電話の例文
出張などのビジネス利用で予約している場合、会社名を添えるとより丁寧です。
「お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇（氏名）と申します。
明日（〇月〇日）より宿泊予定で予約番号は〇〇〇です。
出張の予定変更により、宿泊をキャンセルさせていただきたくお電話いたしました。
お手数ですが、キャンセルの手続きをお願いいたします。」
このように、ビジネスの事情での変更であることを簡潔に伝えると、相手も納得しやすくなります。
急な体調不良・天候不良でキャンセルする場合の例文
急な体調不良や台風など、やむを得ない事情の場合も、落ち着いて丁寧に伝えましょう。
「お世話になっております。〇月〇日に宿泊を予約しておりました、〇〇と申します。
大変申し訳ございませんが、体調を崩してしまい、本日の宿泊をキャンセルさせていただきたくお電話しました。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。キャンセル料などが発生する場合はお知らせいただけますか？」
やむを得ない理由でも、「申し訳ない」という気持ちを添えるのがポイントです。
当日キャンセルの場合の例文
当日キャンセルはホテルにとって損失が大きいため、より丁寧に伝える必要があります。
「お世話になっております。〇月〇日に宿泊予約をしておりました〇〇と申します。
誠に恐縮ですが、急用が入り本日の宿泊をキャンセルさせていただきたくお電話いたしました。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。キャンセル料が発生する場合は、どのようにお支払いすればよろしいでしょうか？」
支払い方法を自ら尋ねる姿勢を見せると誠意が伝わります。
家族や代理人がキャンセルする場合の例文
代理で電話する際は、本人との関係を明確に伝えましょう。
「お世話になっております。〇月〇日に宿泊を予約しておりました〇〇の家族の〇〇と申します。
本人が急な事情でお電話できないため、代理でキャンセルの連絡をさせていただきました。
予約番号は〇〇〇です。手続きについて教えていただけますか？」
代理人であることを最初に伝えることで、スムーズに確認してもらえます。
キャンセル料を確認する際の聞き方
キャンセル料を確認するのは失礼ではありません。
ただし、言い方に注意が必要です。ストレートに「キャンセル料はかかりますか？」と聞くよりも、丁寧な表現を使いましょう。
- 「キャンセル料などが発生する場合はお知らせいただけますか？」
- 「キャンセル料の有無を確認させていただけますでしょうか？」
- 「キャンセルポリシーに沿ってご案内いただけますか？」
また、ネット予約サイトを経由している場合は、サイト側でのキャンセル処理が必要なこともあります。
「電話だけで完了しますか？」と確認しておくと安心です。
キャンセル後の対応とお礼の一言
電話が終わる前に、必ず感謝の言葉を添えましょう。
小さな気遣いが、今後の利用にも良い印象を残します。
- 「お忙しいところご対応ありがとうございました。」
- 「また機会がありましたら利用させていただきます。」
特にリピーターとして使いたいホテルなら、最後に一言添えると丁寧な印象になります。
電話キャンセルで気をつけるマナー
- 無断キャンセルは絶対にNG
キャンセルの連絡をしないのはホテル側に大きな迷惑をかけます。 - 早めに連絡する
わかった時点で速やかに電話するのがマナーです。 - 繁忙期は特に注意
観光シーズンや連休は予約が集中しているため、他のお客様への影響も大きくなります。 - 感情的な口調は避ける
トラブルや不満があっても、冷静で丁寧に伝えましょう。 - キャンセル完了の確認をとる
「キャンセルはこれで完了ですか？」と最後に確認しておくとトラブルを防げます。
まとめ
ホテルのキャンセルを電話で行う際は、**「早めに」「丁寧に」「簡潔に」**が大切です。
予約内容を正確に伝え、理由を簡潔に述べるだけで十分です。
キャンセルはマイナスの行為ではなく、誠実な対応次第で印象を良くするチャンスでもあります。
この記事の例文を参考に、どんな状況でも落ち着いて対応できるよう準備しておきましょう。
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