インターンを辞退することになったとき、「どのように伝えれば失礼にならないか」と悩む人は多いです。
せっかく選考を通過していただいたのに辞退を申し出るのは気まずいものですが、きちんと理由を伝え、誠実な対応をすれば悪印象を残すことはありません。
この記事では、インターン辞退の正しい伝え方・理由の書き方・メールや電話での例文をわかりやすく紹介します。
学生の方はもちろん、社会人インターンを検討している方にも役立つ内容です。
インターンを辞退するときの基本マナー
インターンを辞退する際に大切なのは、早めの連絡・誠実な理由・丁寧な言葉づかいの3点です。
まず、辞退の連絡は決めたらすぐに行いましょう。採用担当者は日程や人員の調整をしているため、直前のキャンセルは相手に迷惑をかけてしまいます。
また、「行けなくなった」とだけ伝えるのではなく、簡潔に理由を添えることが誠実な印象につながります。
理由が個人的なものであっても、「他の企業とのスケジュールが重なった」「家庭の事情で参加が難しくなった」など、角の立たない表現を選びましょう。
最後に、文面や口調は常に丁寧に。メールでは敬語を正しく使い、電話では落ち着いたトーンで話すことが大切です。
辞退理由の書き方のポイント
辞退理由は正直に書きすぎる必要はありません。
たとえば「他社のインターンの方が魅力的だった」「条件が合わなかった」など、直接的すぎる言い方は避けた方が無難です。
代わりに以下のような表現を使うと、印象を損ねずに辞退の意向を伝えられます。
- 「他の予定と重なってしまい、参加が難しくなった」
- 「検討の結果、今回は見送らせていただくことにいたしました」
- 「誠に恐縮ですが、事情により辞退させていただきたく存じます」
理由は一文程度で構いません。それよりも、「貴重な機会をいただきながら申し訳ありません」「ご迷惑をおかけして恐縮ですが」といったお詫びの一言を添えることが大切です。
【例文①】日程が重なった場合の辞退メール
件名：〇〇インターンシップ辞退のご連絡（〇〇大学・氏名）
本文：
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
このたびは、インターンシップにご案内いただき、誠にありがとうございます。
しかしながら、他のインターンシップの日程と重なってしまい、参加が難しくなりましたため、誠に恐縮ですが辞退させていただきたく存じます。
お忙しい中ご調整いただいたにもかかわらず、このような形となり申し訳ございません。
貴重な機会をいただきましたことに心より感謝申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名：〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇@example.com
電話：090-xxxx-xxxx
――――――――――――
【例文②】家庭の事情などで辞退する場合
件名：インターンシップ辞退のご連絡（氏名）
本文：
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
平素よりお世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。
このたびは貴社のインターンシップにご案内いただき、誠にありがとうございます。
大変申し上げにくいのですが、家庭の事情により当日の参加が難しくなりましたため、辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いてご案内いただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
また改めて機会をいただけます際は、ぜひ参加させていただきたく思います。
何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名：〇〇〇〇
――――――――――――
【例文③】選考結果を踏まえて辞退する場合
件名：インターンシップ辞退のご連絡（氏名）
本文：
〇〇株式会社
採用担当 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。
このたびはインターンシップにご案内いただき、誠にありがとうございます。
熟考の結果、今回は他の活動に専念することといたしましたため、誠に恐縮ではございますが、辞退させていただきたく存じます。
ご多忙の中ご対応いただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。
貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。
――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名：〇〇〇〇
――――――――――――
【例文④】参加直前に辞退する場合（電話例）
「お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
明日から予定しておりました貴社のインターンシップの件でご連絡いたしました。
大変申し訳ございませんが、体調不良（または家庭の事情など）により、参加が難しくなってしまいました。
直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。ご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。」
→電話の場合は、まず謝罪→理由→辞退の意向→感謝の順で伝えましょう。
「体調不良」「家庭の都合」など、やむを得ない理由にとどめ、詳細な説明は不要です。
【例文⑤】内定後のインターン辞退メール
件名：内定後インターン辞退のご連絡（氏名）
本文：
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。
このたびは内定者インターンシップにご案内いただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、家庭の事情により参加が難しくなりましたため、辞退させていただきたく存じます。
貴重なご機会をいただきながら、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。
何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇年
氏名：〇〇〇〇
――――――――――――
インターン辞退を伝えるタイミングと注意点
辞退の連絡は、参加が難しいとわかった時点ですぐに行うのが基本です。
早ければ早いほど、企業側も対応がしやすくなります。
また、メールだけで済ませるのが不安な場合は、まずメールで連絡し、その後電話で補足する方法も有効です。
特に、参加直前のキャンセルや長期インターンの辞退は電話連絡を優先しましょう。
辞退後も、企業との関係を完全に絶やす必要はありません。
誠実な対応をすれば、将来的に再び関わる機会が生まれることもあります。
まとめ
インターン辞退は決して悪いことではありません。
重要なのは「誠実さ」と「早さ」です。
- 辞退を決めたらすぐ連絡する
- 理由は簡潔に、角が立たない表現で
- お詫びと感謝を必ず添える
これらを意識すれば、企業側に良い印象を残すことができます。
社会に出てからも通用するマナーとして、今回の経験をぜひ今後の就職活動にも活かしてください。
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