マンションの管理組合で役員をお願いされたけれど、「仕事が忙しい」「家庭の事情で難しい」といった理由から辞退したい…そんなとき、どのように伝えれば角が立たずに済むのでしょうか。
断り方を間違えると、ほかの住民との関係がぎくしゃくしてしまうこともあります。
この記事では、マンション役員を辞退する際のマナー、伝え方のコツ、そして実際に使える丁寧な例文を紹介します。
ビジネスメールのようにきちんと伝えたい方も、口頭でやんわり伝えたい方も、ぜひ参考にしてください。
マンション役員を辞退する前に確認すべきこと
役員を辞退する前に、まずは「規約上、辞退が可能かどうか」を確認することが大切です。
多くのマンション管理規約では、役員は「輪番制（順番制）」で回ってくる仕組みになっており、特別な事情がない限り辞退できない場合があります。
辞退が認められる主なケースは以下のようなものです。
- 長期出張や転勤で不在になる
- 高齢や病気など健康上の理由がある
- 介護・育児など家庭の事情がある
- 仕事が多忙で会合への出席が困難
- すでに他のボランティアや地域役職を兼務している
管理規約や理事会の方針を確認したうえで、辞退の理由を明確に伝えると誠意が伝わりやすくなります。
辞退を伝えるときのマナーと注意点
辞退する際は「申し訳ない」という気持ちを前面に出し、相手への配慮を忘れないことがポイントです。
1. 早めに連絡する
役員の選出が決まる前、または正式な承諾を求められた段階でできるだけ早く伝えるようにします。
遅くなるほど他の候補者への負担が増え、印象も悪くなります。
2. 理由は簡潔に伝える
「家庭の事情」「仕事の都合」など、個人的な内容を詳しく話す必要はありません。
ただし、納得してもらうために嘘ではなく、具体性のある言い方を心がけましょう。
3. 感謝と協力の意志を示す
「お声かけいただき光栄ですが」「今後もできる範囲で協力します」など、前向きな言葉を添えることで印象が和らぎます。
4. 書面・メール・口頭のどれで伝えるか
小規模マンションでは口頭でも構いませんが、正式な理事会などでは書面やメールが望ましいです。
特に辞退の理由を明確に残すことで誤解を防げます。
マンション役員辞退の例文（メール・書面）
ここでは、実際に使える例文を5パターン紹介します。
状況に合わせて使い分けましょう。
例文①：仕事の都合で辞退する場合
件名：役員就任辞退のお願い
管理組合○○様
このたび、役員の候補としてお声かけをいただき誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、現在、業務多忙のため平日の会議等に参加することが難しく、役員としての責務を十分に果たせない状況です。
つきましては、誠に申し訳ございませんが、今回の役員就任を辞退させていただければ幸いです。ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
〇〇〇〇（氏名）
例文②：家庭の事情で辞退する場合
件名：役員辞退のご連絡
管理組合○○様
このたび、役員の候補としてご指名をいただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、現在家庭の事情により十分な活動が難しい状況です。
ご期待に添えず誠に申し訳ございませんが、今回は辞退させていただければと存じます。今後も可能な範囲でマンション運営に協力してまいります。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。〇〇〇〇
例文③：健康上の理由で辞退する場合
件名：役員就任辞退のお願い
管理組合○○様
このたびは役員候補としてご指名いただき、ありがとうございます。
しかしながら、持病の関係で長時間の会議や作業に参加することが難しい状況にございます。
ご迷惑をおかけして恐縮ですが、今回は辞退させていただけますと幸いです。今後も体調の許す範囲で、できる限り協力をさせていただきたいと考えております。
何卒ご理解のほどお願い申し上げます。〇〇〇〇
例文④：高齢や体力的な理由で辞退する場合
件名：役員辞退のお願い
管理組合○○様
平素よりマンション管理にご尽力いただき、ありがとうございます。
このたび役員就任のお話を頂戴しましたが、年齢的な理由もあり、体力的にお役目を果たすことが難しいと判断いたしました。
ご期待に添えず恐縮ではございますが、辞退させていただきます。何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
〇〇〇〇
例文⑤：他の役職や委員会と兼任している場合
件名：役員就任辞退のお願い
管理組合○○様
このたびは役員候補としてお声かけをいただき、ありがとうございます。
しかしながら、現在○○委員会の活動に関わっており、両方の役割を十分に果たすことが難しいと考えております。
誠に恐縮ですが、今回は役員就任を辞退させていただければ幸いです。ご理解のほどお願い申し上げます。
〇〇〇〇
口頭で断るときの言い方例
理事長や管理人、近所の住民から直接頼まれた場合は、角が立たないようにやんわりと伝えるのがポイントです。
- 「せっかくお声かけいただいたのですが、今は仕事が立て込んでおりまして…今回は難しそうです。」
- 「お役に立てず申し訳ありません。家庭の事情で少し余裕がなくて…。」
- 「健康の関係で長時間の会議などが難しい状況です。」
「すみません」「申し訳ない」というクッション言葉を使いながら、できる範囲で協力の姿勢を見せると印象がよくなります。
トラブルを避けるためのポイント
1. 書面で残す
口頭で伝えた場合も、念のため簡単なメールや文書で再確認しておくと誤解を防げます。
2. 替わりにできることを提案する
「掃除や掲示物の張り替えなど簡単なことなら協力します」といった一言があると、相手も納得しやすいです。
3. 辞退が認められない場合は交渉する
規約上、辞退できない場合でも「副役員」「補佐的な立場」などで負担を軽くできることがあります。
その場合は理事長や管理会社に相談してみましょう。
まとめ
マンションの役員は、共同生活を支える大切な役割ですが、誰もが引き受けられるわけではありません。
辞退する際は「早め・丁寧・誠実」に対応することで、トラブルを避けつつ良好な関係を保つことができます。
無理をして引き受けるよりも、事情をきちんと説明してお互いが気持ちよく生活できるようにすることが大切です。
この記事の例文を参考に、あなたの状況に合った言葉で、穏やかに辞退を伝えてみてください。
コメント