Microsoftが提供するデジタルノートアプリ「OneNote」は、メモを取るだけでなく、画像・音声・PDF・手書きなど、あらゆる情報をまとめて管理できる万能ツールです。
ビジネスでも勉強でも活躍するOneNoteですが、「具体的にどんなことができるの？」と疑問に思う方も多いはず。
この記事では、OneNoteの基本機能から便利な活用方法までをわかりやすく解説します。
これを読めば、あなたも今日からOneNoteを使いこなせるようになります。
OneNoteとは？基本概要を理解しよう
OneNoteは、Microsoftが開発したデジタルノートアプリで、無料で利用できるクラウド対応のメモツールです。
紙のノートのように「ノートブック」「セクション」「ページ」という階層構造で情報を整理でき、OutlookやTeamsなどのMicrosoft製品とも連携できます。
特徴的なのは、自由なレイアウトでメモを取れる点。
テキストをどこにでも書けるほか、手書きメモ、画像貼り付け、音声録音、ファイル添付など、あらゆる形式の情報を1つのページにまとめることができます。
さらに、クラウド（OneDrive）と連携しているため、PC・スマートフォン・タブレットなど、複数のデバイス間で同期が可能です。
外出先でメモを取っても、すぐに職場や自宅のPCで内容を確認できます。
メモを自由自在に作成・整理できる
OneNoteの最大の魅力は、メモを自由に作成・整理できる柔軟性です。
紙のノートではページ順が固定されていますが、OneNoteではページの順番を自由に入れ替えたり、階層的に整理したりできます。
たとえば以下のような使い方が可能です。
- 「ノートブック」＝プロジェクトや科目ごとに分ける
- 「セクション」＝テーマやカテゴリで分ける
- 「ページ」＝具体的な内容を記録する
さらに、ページの中でテキストボックスを自由に配置できるため、思考整理やマインドマップ的な使い方もできます。
ToDoリストを作ったり、画像の横にコメントを付けたりするのも簡単です。
手書き入力と図形描画でアイデアを可視化
OneNoteは、ペン入力にも対応しており、タッチ対応PCやタブレットを使えば、手書きメモや図形の描画ができます。
特に、次のようなシーンで活躍します。
- 会議中に図を描きながら議論を整理する
- 授業中に板書を写すようにメモを取る
- アイデアをスケッチで表現する
また、「図形として認識」機能を使えば、手書きで描いた丸や四角を自動的にきれいな図形に整えてくれます。
ペンの色や太さも自由に変更でき、ノートがカラフルで見やすくなるのも魅力です。
画像・音声・PDFもまとめて保存できる
OneNoteでは、テキストだけでなく、画像・音声・ファイルなどさまざまな情報を1ページにまとめることができます。
- スマホで撮影したホワイトボード写真を貼り付け
- 会議の音声を録音してメモと一緒に保存
- PDF資料を挿入して上から手書きメモを追加
特にPDFの「印刷イメージとして挿入」機能は便利で、講義資料や会議資料に直接メモを書き込むことが可能です。
紙の資料に書き込む感覚でデジタル化できるため、紙のノートを持ち歩く必要がなくなります。
タグや検索機能で情報をすぐに探せる
メモが増えてくると、必要な情報を探すのが大変になります。
そこで便利なのが、OneNoteのタグ機能と検索機能です。
タグ機能では、メモの一部に「重要」「質問」「ToDo」などのラベルを付けられます。
これにより、後から「ToDoだけまとめて表示」などの抽出が簡単にできます。
さらに、OneNoteの検索は非常に強力で、**テキストだけでなく画像内の文字まで認識（OCR機能）**します。
たとえば、ホワイトボードの写真に書かれた文字も検索対象になるため、情報を逃さず活用できます。
チームでの共有と共同編集が可能
OneNoteは、クラウド上でノートを共有することで、複数人で同時編集することが可能です。
チームメンバーとノートブックを共有すれば、会議メモや進捗管理表をリアルタイムで更新できます。
Microsoft TeamsやOutlookと連携しているため、社内の情報共有ツールとしても非常に相性が良いです。
たとえば、
- 会議議事録をOneNoteで作成し、Teamsチャンネルで共有
- 共同タスクをToDoタグで管理
- 社内マニュアルをOneNoteで一元化
このように使えば、メールやチャットのやり取りを減らし、効率的な情報共有が実現します。
Webクリップで情報収集も効率化
インターネットで調べ物をしていると、「この記事、後でじっくり読みたい」ということがあります。
そんなときに便利なのが「OneNote Web Clipper」です。
これはブラウザ拡張機能で、WebページをワンクリックでOneNoteに保存できます。
記事全体・選択範囲・リンク付きメモなど、保存形式を選べるのもポイントです。
保存したページは自動的にノートに整理され、後でオフラインでも閲覧できます。
調べた情報をまとめる「リサーチノート」として活用すれば、情報収集の効率が格段に上がります。
ToDoリスト・チェックリストでタスク管理も可能
OneNoteはメモだけでなく、タスク管理ツールとしても使えます。
チェックボックスを付けてToDoリストを作れば、進捗を一目で確認できます。
Outlookと連携すれば、OneNote上のタスクをOutlookの予定表に同期させることも可能。
「アイデアをメモする → タスク化 → 実行管理」という流れがスムーズになります。
また、仕事だけでなく、日常生活でも使えます。
買い物リストや旅行の準備リストなど、スマホから簡単に更新できるのも便利です。
ノートのバックアップと同期で安心
OneNoteはOneDriveと連携しており、自動的にクラウドに保存・同期されます。
そのため、デバイスの故障や紛失時でもデータが消える心配がありません。
また、バージョン履歴機能を使えば、過去の編集内容を簡単に復元できます。
チームで共有していても、誰がどの部分を変更したかが分かるため安心です。
OneNoteの活用アイデア10選
最後に、実際にどんな使い方ができるのか、具体例を10個紹介します。
- 会議メモ・議事録の共有
- プロジェクトごとのタスク管理
- 学校の授業ノート・講義メモ
- 読書ノート・学習まとめ
- 料理レシピや生活メモ
- ブログやYouTube企画メモ
- 家計管理ノート（エクセル貼り付けOK）
- 資格試験の勉強ノート
- クライアントごとの商談記録
- マインドマップ・アイデアスケッチ
このように、OneNoteは「自分の第二の脳」として、さまざまな情報を記録・整理・共有できる万能ツールです。
まとめ
OneNoteは、単なるメモ帳ではなく、情報を「ためる・整理する・共有する」ための総合ツールです。
テキスト・画像・音声・PDFなど、あらゆる形式の情報を1か所にまとめられるため、ノートの散乱を防げます。
さらに、チームでの共有やクラウド同期機能も充実しており、ビジネスにも勉強にも最適。
「紙のノートから卒業したい」「効率よく情報をまとめたい」という方には、まさにおすすめのアプリです。
今日からぜひOneNoteを使って、自分だけのデジタルノートを作ってみましょう。
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